XRechnung: Deutscher Bund akzeptiert keine Papierrechnungen

Österreichische Lieferanten müssen für die Verrechnung an den Bund auf XRechnung umstellen

Seit 18. April 2020 sind deutsche Kommunen und Bundesländer gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen von ihren Lieferanten anzunehmen. Auf Bundesebene war das bereits der Fall. Aber auch für die Zulieferer selbst ist es mit der Freiwilligkeit bald vorbei. „Österreichische Unternehmen sollten sich jetzt um den technischen Zugang für die neue elektronische XRechnung kümmern, sonst läuft man Gefahr, dass ihre Rechnungen vom deutschen Staat nicht mehr angenommen werden“, stellt Gerd Marlovits, Geschäftsführer von EDITEL, Österreichs führendem Dienstleister für Elektronischen Datenaustausch (EDI), fest.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber oder Konzessionsnehmer zur Entgegennahme und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. Diese Richtlinie stammt bereits aus dem Jahr 2014, wird aber in einzelnen Mitgliedsländern erst jetzt sukzessive in nationales Recht umgesetzt. Die strikte Haltung der deutschen Behörden steht also nicht in ursächlichem Zusammenhang mit dem Kampf gegen den Covid-19-Virus. Aber sie kommt nicht ungelegen, denn Papierrechnungen gehen oft durch unzählige Hände, was deren Beliebtheit verringert. Die Umstellung auf e-Rechnungen bietet zudem eine Reihe von Vorteilen. „E-Rechnungen senken nicht nur die Fehleranfälligkeit, sondern auch den Arbeitsaufwand und den Papierverbrauch. Dadurch werden sowohl die Kosten als auch die Umweltbelastung erheblich minimiert“, analysiert Gerd Marlovits, Geschäftsführer des international agierenden Wiener EDI-Dienstleisters EDITEL.

XRechnung bietet zahlreiche Vorteile

Auch die Bezahlung der Rechnung erfolgt in der Regel rascher, wenn im Zuge der Rechnungslegung strukturierte digitale Daten ausgetauscht werden. Diese Daten können vom Rechnungsempfänger auf einfache Weise automatisiert weiterverarbeitet werden. Reine PDF-Rechnungen an den deutschen Staat, die keine strukturierten Daten enthalten, sind künftig gar nicht mehr erlaubt. Gleiches gilt beispielsweise auch für eingescannte Papierrechnungen.

Der bequemste, schnellste und sicherste Weg, die Rechnungen an die deutschen Behörden zu senden, ist die vollautomatische Übermittlung per PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement OnLine), das alle deutschen Behörden unterstützen. „Als führender EDI-Dienstleister in der CEE-Region kann EDITEL österreichischen Unternehmen nicht nur den technischen Zugang zu PEPPOL ermöglichen, sondern übernimmt auf Wunsch auch die Prüfung der Rechnung, die Konvertierung in XRechnung sowie deren automatische Übermittlung an den Bund“, versichert der Experte.

Unterschiedliche Fristen für Behörden und Lieferanten

Besonders betroffen von der Umstellung sind heimische Lieferanten von Verbrauchsgütern, wie beispielsweise Reinigungsmitteln, Toilettenpapier oder auch Lebensmitteln, weil sie für gewöhnlich regelmäßige Lieferungen tätigen. Bei der Umstellung gelten allerdings sowohl für die Zulieferer als auch für die einzelnen Behörden in Deutschland unterschiedliche Fristen: Der Bund ist bereits zur Annahme von e-Rechnungen verpflichtet, Länder und Kommunen ebenfalls seit 18. April 2020. Umgekehrt müssen Lieferanten bzw. Dienstleister bei Bundesbehörden seit dem 27. November 2020 zwingend ihre Rechnungen in elektronischer Form einreichen, derzeit passiert das noch auf freiwilliger Basis. Für die Einreichung bei Bundesländern oder Kommunen gibt es keine einheitlichen Fristen seitens der Lieferanten, da die Bundesländer unterschiedliche Regelungen erlassen können.