XRechnung: e-Rechnungs-Standards für deutsche Behörden
In Deutschland tickt die Uhr bei öffentlichen Aufträgen
Für die öffentlichen Auftragnehmer (Lieferanten bzw. Rechnungssteller) selbst war der 27. November 2020 die wichtigste Deadline, denn bis dahin konnten sie ihre Rechnungen freiwillig elektronisch einreichen, nun ist es eine Pflicht. Dies betrifft deutsche Unternehmen genauso wie österreichische, sofern sie mit deutschen Behörden in Geschäftsbeziehung stehen. Ausnahmen gibt es beispielsweise nur für Direktgeschäfte, wenn sie den Wert von 1000 Euro (exkl. USt) nicht übersteigen.
Rechtlich zulässig sind nur zwei e-Rechnungs-Standards: das XRechnungs-Format, das zur Gänze aus strukturierten Daten besteht, und das hybride ZuGFeRD 2.0., das in der Praxis eine untergeordnete Rolle spielt. Eine reine PDF-Rechnung, die keine strukturierten Daten enthält, oder eine eingescannte Papierrechnung werden nach dem Stichtag 27. November 2020 nicht mehr akzeptiert.
Die Einbindung von strukturierten Daten ist deshalb so wichtig, damit die Dokumente von den Behörden automatisiert weiterverarbeitet werden können. Die Herausforderung für die Lieferanten besteht darin, zuerst Rechnungen mittels ERP-System zu erstellen, diese anschließend in das Format XRechnung zu konvertieren und dann an die Behörden zu transferieren. Der Übertragungskanal ist abhängig von der jeweiligen Behörde. Bei öffentlichen Auftraggebern des Bundes kann ein Webservice, die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE), genutzt werden.
Der bequemste, schnellste und sicherste Weg – insbesondere bei hohen Transaktionsvolumina – ist aber die vollautomatische Übermittlung per PEPPOL-Netzwerk, das alle Behörden in Deutschland unterstützen werden. EDITEL bietet ihren Kunden den Zugang zu den deutschen Behörden über PEPPOL und übernimmt auf Wunsch die Prüfung der Rechnung, die Konvertierung in XRechnung sowie deren automatische Übermittlung.
E-Rechnung an deutsche Behörden auf einen Blick
- Verpflichtung für Auftragnehmer seit 27.11.2020, früherer Start freiwillig möglich
- Gilt für öffentliche Aufträge ab 1000 € netto
- Rechnungsdaten müssen ins Format XRechnung konvertiert werden
- Übermittlung an die Behörden über EDITEL
E-Rechnung an österreichische Behörden auf einen Blick
- Bereits seit 01.01.2014 verpflichtend bei Rechnungen an Bundesdienststellen
- E-Rechnungen an Länder und Gemeinden sind nicht verpflichtend. Die Rechnungen müssen aber zumindest elektronisch weiterverarbeitet werden können. Rechnungen per Fax gelten als nicht eingebracht.
- Vor Einreichung unbedingt Registrierung unter www.usp.gv.at notwendig
- Rechnungsdaten müssen ins ebInterface XML Format konvertiert werden
- Übermittlung an die Behörden über EDITEL
