Unterschiedliche „Amtssprachen“ bei e-Rechnungen in der EU

So klappt die Übermittlung von e-Rechnungen in Deutschland

Seit 27. November 2020 dürfen Unternehmen ihre Rechnungen an deutsche Bundesbehörden nur noch in elektronischer Form einbringen. Das vorgeschriebene Format nennt sich XRechnung. Italienische Ämter akzeptieren nur FatturaPA, ungarische System NAV, österreichische ebInterface etc. In jedem Land gelten zudem andere Deadlines. Selbst deutsche Bundesländer und Kommunen haben andere Fristen. Gerd Marlovits, Geschäftsführer des internationalen EDI-Dienstleisters EDITEL, erklärt wie man damit umgehen soll und welchen Übermittlungsweg er für deutsche Unternehmen empfiehlt.

Laut Billentis Marktstudie 2019 wurden im Vorjahr weltweit rund 550 Milliarden Rechnungen ausgestellt – davon 90 Prozent noch immer auf Papier. Der EU ist die Ressourcen-Verschwendung, Ineffizienz und Fehleranfälligkeit von Papierrechnungen seit Jahren ein Dorn im Auge. Mittels EU-Richtlinie 2014/55/EU wurden daher bereits 2014 die Weichen für elektronische Rechnungen gestellt. Betroffen von der Verpflichtung sind alle Unternehmen, die an Behörden fakturieren. „Bei der Umsetzung in nationales Recht gibt es allerdings unterschiedliche Fristen und in nahezu jedem Land gibt es unterschiedliche Rechnungsstandards“, erklärt Gerd Marlovits, Geschäftsführer des EDI-Dienstleisters EDITEL. Marlovits ist Spezialist für den Elektronischen Datenaustausch (EDI) und durch mehrere EDITEL-Niederlassungen im Ausland über das internationale Geschehen bestens informiert.

Erfahrung mit e-Rechnungen in anderen Ländern

In Österreich müssen alle Unternehmen, die an den Staat Dienstleistungen erbringen oder Waren liefern, bereits seit 2014 verpflichtend ihre Rechnungen im Format ebInterface elektronisch einbringen. „Wir übermitteln seit Jahren für zahlreiche Unternehmen Rechnungen über die Datendrehscheibe eXite an Behörden und übernehmen auf Wunsch auch die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung der Daten“, erklärt der Experte. Auch für deutsche Kunden, die an den deutschen Staat fakturieren, konvertiert EDITEL die Daten in das Format XRechnung und übermittelt sie über das internationale PEPPOL-Netzwerk an die zuständigen Behörden. „EDITEL kann dank langjährigen Erfahrungen mit e-Rechnungen an Behörden in Zentral- und Osteuropa gut mit der Situation umgehen. Die unterschiedlichen Standards in den Ländern und die unterschiedlichen Fristen zeigen aber, dass das Potenzial der e-Rechnung in einem gemeinsamen Europa nur mit entsprechendem Know-how voll ausgeschöpft werden kann“, erläutert Marlovits.

Unterschiede auch in Bundesländern und Kommunen

In Deutschland ist die Verpflichtung zur e-Rechnung für Unternehmen, die an Bundesbehörden fakturieren, seit 27. November 2020 in Kraft getreten. Ausnahmen gibt es nur für Kleinbetragsrechnungen bis 1.000 Euro. Eingereicht werden können die Belege aber auch schon jetzt in elektronischer Form, denn der Bund ist dafür längst gerüstet. Anders ist die Situation in den Bundesländern und Kommunen. Dort unterscheiden sich die Fristen und gesetzlichen Regelungen zum Teil erheblich. In manchen Bundesländern beispielsweise ist die e-Rechnung an Behörden ebenfalls Pflicht, in anderen wird es vorerst eine Kann-Bestimmung bleiben.

Viele unterschiedliche Rechnungs-Standards im gemeinsamen Europa*

• Deutschland: XRechnung, ZUGFeRD
• Österreich: ebInterface
• Italien: FatturaPA
• Frankreich: Factur-X
• Spanien: FACTURAe
• Schweden: Svefaktura
• Portugal: SaftPT
• Schweiz: ZUGFeRCH
• Ungarn: System NAV

*ausgewählte Länder