Umstellung auf EDI: Aller Anfang ist leicht

EDI-Checkliste: sorgfältige Vorbereitung ist oft schon die halbe Miete

Nach der erfolgreichen Umstellung auf den Elektronischen Datenaustausch (EDI) gibt es erfahrungsgemäß kaum ein Unternehmen, das das Rad der Zeit noch einmal zurückdrehen möchte. Doch davor sind oft wichtige Fragen zu klären. Denn alles, was neu ist, ist immer mit einem gewissen Grad an Unsicherheit behaftet. Was kommt alles auf mich zu? Und bin ich überhaupt für EDI gerüstet? Keine Sorge: Eine sorgfältige Vorbereitung ist oft schon die halbe „Miete“. Gut möglich, dass Sie nach dem Lesen dieses Artikels den Zeitpunkt der Umstellung auf EDI gar nicht mehr erwarten können.

Welche MitarbeiterInnen sind von der Umstellung betroffen?

Zuweilen gibt es noch so manch BüromitarbeiterInnen, die sich mit einem Berg von Papierbelegen erst so richtig wohlfühlen. Doch die Regel ist das eher nicht. Dennoch sollten Sie vor der Umstellung von papierbasierten Bestellungen, Lieferscheinen oder Rechnungen auf den Elektronischen Datenaustausch (EDI) alle betroffenen MitarbeiterInnen in die Pläne und Vorbereitungen einbeziehen. Je nach Größe und Organisationsstruktur des Unternehmens zählen dazu vor allem folgende Abteilungen:

• Rechnungswesen
• IT
• Supply Chain Management
• Einkauf
• Sales

Was sind die Gründe für die Umstellung auf EDI?

In der Praxis werden folgende Gründe besonders häufig genannt:

• Eigeninitiative, da Sie die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen weiter vorantreiben möchten
• Sie wurden von Geschäftspartnern dazu aufgefordert
• Effizienzgründe, wie z.B.: Beziehungen zu Geschäftspartnern verbessern, manuelle Tätigkeiten und Fehler vermeiden, Kosten sparen, digitales Gesamtkonzept, etc.

Sofern Sie auf Eigeninitiative agieren, sollten Sie abklären, wie hoch Ihr Belegvolumen pro Monat ist und ob bzw. wie viele Ihrer Geschäftspartner bereits EDI nutzen. EDI ist schließlich niemals eine einseitige Angelegenheit. Wenn Sie ein Geschäftspartner dazu aufgefordert hat, sollten Sie diesen um die Spezifikationen bitten bzw. in vielen Fällen kennen wir bei EDITEL ohnehin die Usancen der bestehenden EDI-NutzerInnen. Dann fragen Sie gerne bei unseren ExpertInnen nach.

Welche Dinge wird EDITEL vorab noch abklären?

Meine KollegInnen und ich werden Ihnen zu Beginn ein paar Fragen stellen und Ihnen bei der Abklärung von wichtigen Details behilflich sein. Typische Belange, um die wir uns kümmern, sind:

• Mit welchen Geschäftspartnern möchten Sie Datenaustausch betreiben?
• Welche Belege (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, …) sollen ausgetauscht werden und wird sich daran in naher Zukunft etwas ändern?
• Sind bei Ihnen auch Belegarten, wie zum Beispiel Pro-Forma-Rechnungen, Stornorechnungen oder Belastungsanzeigen (Kürzung des Rechnungsbetrages seitens des Schuldners aufgrund von Mängeln), gewünscht?
• Ist bereits EDI-Know-how im Unternehmen vorhanden?
• Wären auch einfache Web-Portal-Lösungen für Sie denkbar oder werden aufgrund des hohen Belegaufkommens integrierte Lösungen bevorzugt?
• Welche Abteilungen Ihrer KundInnen sind involviert?
• Gibt es organisatorische oder technische Hürden für EDI?

Welche technischen Voraussetzungen sind für EDI notwendig?

• ein ERP-System (Warenwirtschaftsprogramm)
• geeignete Schnittstellen
• vollständige Stammdaten (Adressdaten, kundenspezifische Preise, GTIN/EAN Nummer zur eindeutigen Identifizierung Ihrer Artikel, GLN zur eindeutigen Identifizierung Ihrer Geschäftspartner …)
• eine Kommunikationsanbindung an die Datendrehscheibe eXite
• ein revisionssicheres Archivierungssystem

Ungeeignete bzw. unvollständige Schnittstellen lassen sich meist einfach erweitern. Für die Kommunikationsanbindung gibt es zahlreiche Optionen. Und keine Sorge, auch punkto revisionssicherem Archivierungssystem können wir Sie gerne individuell beraten.

Wie ist der organisatorische und technische Ablauf?

• Analyse der Schnittstelle bzw. Schnittstellenvorgabe des Geschäftspartners
• Erstellung/Programmierung der Konvertierungsschnittstellen (vom Format Partner A zum Format Partner B)
• Einrichtung des laufenden Betriebs:
  • Setup EDI-Mailbox, User ID, GLN (Global Location Number) und Login-Berechtigungen bei eXite
  • Kommunikationsanbindung an die Datendrehscheibe eXite
  • Datenvalidierungen/Datenprüfungen
  • Monitoring (Fehlerhandling, Plausibilitätsprüfungen, …)
• Testläufe in mehreren Iterationen zwischen Ihnen und EDITEL
• Freigabe für Echtbetrieb mit EDI-Partner

Wie läuft letztendlich die Testphase ab?

Perfektion ist bei EDI enorm wichtig. Daher läuft die Testphase üblicherweise eine gewisse Zeit parallel, d.h. Ihre Rechnungen werden wie bisher in Papierform bzw. als PDF ausgetauscht. Zusätzlich laufen die Daten auch über das EDI-System. Funktioniert alles einwandfrei, werden Papierbelege weggelassen und Ihre EDI-Rechnungen gelten auch steuerrechtlich als anerkannte Rechnung.

Schlussendlich sind dann auch Sie und Ihr Team formal in die weltweit immer größer werdende „Community der EDI-Nutzer“ aufgenommen. Denn über die EDITEL-Datendrehscheibe eXite tauschen global mittlerweile bereits mehr als 20.000 Unternehmen ihre Belege aus – und es werden täglich mehr.

Wenn auch Sie nun Lust bekommen haben, in die Welt von EDI einzutauchen und loszulegen, stehen Ihnen meine KollegInnen und ich gerne zur Seite.

Zur Person

Karl Cegner
Leiter Consulting & Project Delivery bei EDITEL Austria