So verläuft der Advent in unserer IT-Abteilung

Schnee und Eis gehören für viele Menschen zu Weihnachten einfach dazu. Doch was hat es mit einem „Change Freeze“ bei einem EDI-Dienstleister auf sich und warum müssen einige von uns rund um die Uhr erreichbar sein? Im folgenden Blogbeitrag möchte ich Ihnen Einblicke geben, warum zu Weihnachten und in der Adventzeit bei uns in der IT-Abteilung alles andere als „Stille Nacht“ herrscht. Die Zufriedenheit und der Dank unserer Kunden geben uns aber auch sehr viel zurück.

In der IT-Abteilung von EDITEL ist in der Vorweihnachtszeit immer sehr viel los. Das liegt daran, dass das Transaktionsvolumen beim Elektronischen Datenaustausch besonders hoch ist, denn es herrscht bei unseren Kunden aus dem Handel Hochsaison: sehr viele Waren werden bestellt, abgerufen und geliefert. Die Supply Chain muss einfach funktionieren, ohne Wenn und Aber. Im Fall des Falles ist rasches Handeln angesagt, zudem müssen gegen Jahresende noch zahlreiche Projekte abgeschlossen und für das nächste Jahr ebenso geplant werden. Hinzu kommen die Herausforderungen durch Covid-19. „Oh Du fröhliche Weihnachtszeit!“, kann man da nur sagen.

Da ich die Gesamtverantwortung für den reibungslosen Ablauf trage, muss ich in dieser betriebsamen Zeit besondere Aufmerksamkeit walten lassen. Corona-bedingt war fast das gesamte Jahr im Bereich der Warenversorgung bereits sehr herausfordernd, weshalb man heuer im Advent vielleicht noch ein Stück wachsamer als sonst ist. Dazu gehört auch, dass ich mein Handy immer eingeschalten habe und rund um die Uhr erreichbar bin. Als einmal tatsächlich zu späterer Stunde mein Telefon läutete, wurde einer meiner kleinen Söhne wach und fragte mich: „Papa, musst Du wieder die Welt retten?“

Über Superhelden in unserer IT-Abteilung

Genau genommen ist es mein Team, das die „Welt rettet“, weil es in vollem Einsatz ist, um unseren Kunden ein perfektes Service zu bieten. Eine besondere Maßnahme zur Risikominimierung in dieser Jahreszeit ist der sogenannte „Change Freeze“. Das bedeutet, dass keine Änderungen an der Produktionsinfrastruktur oder Produktionssoftware durchgeführt werden dürfen, um jegliches Risiko, das Änderungen naturgemäß mit sich bringen, zu vermeiden. In Kombination mit unserer hochverfügbaren Infrastruktur tragen diese Maßnahmen wesentlich zur sicheren Warenversorgung in der Weihnachtszeit bei.

Unser Support-Team aus der IT-Abteilung ist täglich rund um die Uhr erreichbar, um bei den kleinen und großen Herausforderungen in der Weihnachtszeit zu unterstützen. Zu diesem Zweck sind auch außerhalb der Bürozeiten immer mehrere Mitarbeiter in Bereitschaft. Sie werden bei Bedarf „aktiviert“, damit sich unsere Kunden keine Sorgen machen müssen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Wo gehobelt wird, fallen bekanntlich Späne. So kann es dann auch vorkommen, dass ein Kunde fast verzweifelt anruft und uns nach fehlenden Bestellungen fragt. In der Logistik mitunter das Schlimmste, was passieren kann: das Lager quillt bereits über, die LKW-Fahrer stehen vor der Tür, während Liefertermine strikt einzuhalten sind. Jetzt heißt es für uns, das Problem rasch und strukturiert anzugehen. Schließlich kann die Ursache überall liegen:

• Hat der Kunde die Bestellung überhaupt aufgegeben?
• Ist beim Datentransport etwas schief gegangen?
• Waren die Bestellungen im korrekten Format?
• Gab es beim Import der Daten ins ERP-System Schwierigkeiten?
• Oder ist vielleicht sogar „nur“ die Verbindung zum Internet nicht verfügbar?

Wir helfen dann Schritt für Schritt den Verarbeitungsfluss nachzuvollziehen und das Problem rasch einzugrenzen. Wenn man einmal die Ursache kennt, ist das Problem fast schon gelöst. Das Schönste für uns ist, wenn wir mit dem Dank unserer Kunden belohnt werden. So ist es auch schon durchaus vorgekommen, dass sich unser Support-Team über kleine Aufmerksamkeiten und die eine oder andere Produktkostprobe unserer Kunden freuen durfte.

Präventivmaßnahmen sind wesentlich

Wir setzen aber auch sehr viele Präventivmaßnahmen, damit es erst gar nicht zu Anfragen kommt. Unsere Systeme werden permanent, lückenlos und „end-to-end“ überwacht.  Etwaige Unregelmäßigkeiten werden sofort erkannt und entsprechende Maßnahmen sofort getroffen. Dies geht sogar so weit, dass wir Kunden aktiv darüber informieren, sollten ihre IT-Systeme – aus welchen Gründen auch immer – für uns nicht erreichbar oder Daten seit längerer Zeit nicht abgerufen worden sein. Auf diese Art und Weise erkennen wir Probleme zum frühestmöglichen Zeitpunkt und lösen diese, bevor es „brenzlig“ wird. Das gewährleistet uns und unseren Kunden nicht nur zuverlässige Systeme, sondern auch ruhige Feiertage.

In diesem Sinne wünsche ich unseren Kunden und meinen Kolleginnen und Kollegen ruhige und erholsame Feiertage und vor allem Gesundheit!

Für Ihre individuellen Fragen zum Thema Elektronischer Datenaustausch (EDI) stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Bitte benützen Sie dazu einfach die Kontaktbox (rechts) und übermitteln Sie uns Ihre Anfrage.

Zur Person

Alexander Schaefer
Chief Information Officer (CIO) bei EDITEL Austria