ORLEN Unipetrol: Digitale Rechnungslegung

Ein Weg aus der Dokumentenflut

Diesen hat der tschechische Erdölverarbeiter ORLEN Unipetrol für seine Rechnungsdokumente gefunden. Möglich macht´s ein webbasiertes Kundenportal von EDITEL.

Bei seinem Vorhaben, die gesamte Rechnungslegung zu digitalisieren, ist die ORLEN Unipetrol Gruppe mit ganz konkreten Vorstellungen an seinen EDI-Dienstleister EDITEL herangetreten: „Unser zukünftiger Prozess soll ein Web-Portal beinhalten, in dem sich unsere Kunden neben den Rechnungen alle relevanten Steuerdokumente selbst herunterladen können. Darüber hinaus möchten wir den entsprechenden Dokumentenfluss an unsere Kunden nachvollziehen können“, so der Auftrag von Robert Hejkal, Leiter der Abteilung Großhandel und Logistik bei ORLEN Unipetrol. Genau das hat ORLEN Unipetrol von EDITEL bekommen, womit den Kunden von ORLEN Unipetrol nun eine benutzerfreundliche Oberfläche mit Zugriff auf sämtliche Fakturierungsdokumente zur Verfügung steht.

„Der größte Vorteil dieses Portals ist, dass es über ein integriertes Dokumentenarchiv verfügt. Dieses ist direkt in der Infrastruktur von ORLEN Unipetrol eingebunden und somit 24 Stunden am Tag für die Kunden abrufbar“, so Štefan Sádovský, EDITEL CEO CZ & SK.

Einfach und schnell

Das Besondere an dieser Lösung liegt vor allem in ihrer einfachen Umsetzung. So muss auf Kundenseite nichts installiert werden – ein Internet-Browser und die Zugangsdaten dafür sind ausreichend. Die Kommunikation zwischen dem Kundenportal und dem ERP-System des Unternehmens erfolgt völlig automatisiert im Hintergrund. Wobei sämtliche Daten in regelmäßigem Abstand synchronisiert werden. Sobald der Kunde seine Rechnung heruntergeladen hat, erhält ORLEN Unipetrol automatisch eine entsprechende Bestätigung. Das bedeutet nicht nur enorme Zeitersparnis, sondern wirkt sich auch schonend auf die Umwelt aus. Damit fallen sämtliche im Unternehmen im Umlauf gewesene Papierdokumente im Rechnungslegungsprozess weg. Und dabei handeltes es sich doch um eine beachtliche „Dokumentenflut“. Ein weiterer positiver Effekt liegt in der Kostenersparnis, da nun auch keine Portokosten für den Papierversand der Rechnungen mehr anfallen.

Mit Sicherheit flexibel

Auch für die Lieferscheine, bei denen aufgrund der notwendigen Unterschrift nach wie vor ein Papierdokument verwendet werden muss, wurde eine sehr flexible Lösung gefunden: Diese werden in der Finanzbuchhaltung gescannt und dann in digitaler Form als PDF-Datei an das Steuerdokument angehängt. „Auf diese Weise können wir mehrere hundert Dokumente pro Tag verarbeiten“, so Robert Hejkal. Die erfolgreiche Umsetzung dieses Projekts liegt laut Štefan Sádovský „vor allem am intensiven Informationsaustausch mit unserem Kunden ORLEN Unipetrol. Dadurch können wir flexibel auf die spezifischen Anforderungen reagieren und Lösungen entwickeln, die mit den internen Prozessen im Einklang stehen“.

Neben der flexiblen Herangehensweise stand für EDITEL insbesondere auch das Thema Sicherheit im Vordergrund. So wird beispielsweise das Benutzerportal regelmäßig einem Sicherheitsaudit unterzogen, um ein Höchstmaß an Sicherheit für die bereitgestellten Dokumente zu gewährleisten. Zum Ergebnis gibt es lobende Worte vom Kunden:

„Dank der professionellen Unterstützung von EDITEL können wir unseren Kunden nun ein Spitzenprodukt für die Rechnungslegung – einem unserer wichtigsten Unternehmensprozesse – bieten“, so Robert Hejkal.