Neue Zeitrechnung für Geschäftsdokumente

Ein Trend namens EDI

Die Corona-Pandemie hat unzähligen Unternehmen in Österreich vor Augen geführt, wie unpraktisch die Bearbeitung und Erstellung von papierbasierten Geschäftsdokumenten im Home-Office sein kann. Ein nahezu magisches Instrument gegen die allgemeine Zettelwirtschaft heißt: EDI (Elektronischer Datenaustausch).

Beim Betreten zahlreicher Büros in Österreich traf man bis vor kurzem noch auf herumliegende Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheine. Doch in Zeiten von boomendem Home-Office setzt vielfach ein Umdenken ein – gezwungenermaßen, denn die Entgegennahme, Bearbeitung, Weiterleitung an Geschäftspartner und Archivierung dieser Schriftstücke wurde plötzlich zur logistischen Meisterleistung. Eine geniale technische, weit etablierte Errungenschaft, um mit der Zettelwirtschaft Schluss zu machen, heißt Electronic Data Interchange (kurz: EDI).

Was in den Büros unzähliger großer Handels- und Konsumgüter-Unternehmen, wie beispielsweise SPAR, REWE, Coca Cola, L’Oréal und weitere bereits seit Jahren Usus ist, sorgt nun zunehmend bei KMU für klarere Strukturen. Auch Mittelständler können nämlich all diese Dokumente sowohl im Büro als auch im Home-Office ausschließlich elektronisch mit ihren Geschäftspartnern austauschen. Sie vertrauen dabei auf EDI-Lösungen. Österreichs Marktführer auf diesem Gebiet ist das Wiener Unternehmen EDITEL, das mit diversen Niederlassungen und Partnern längst auch in den benachbarten Ländern erfolgreich agiert.

„Immer mehr mittelständische Unternehmen wollen keine wertvolle Zeit mehr mit der manuellen Erfassung von Belegen verschwenden, weil sie die Energie ihrer MitarbeiterInnen für produktivere Tätigkeiten einsetzen wollen“, erklärt EDITEL-Geschäftsführer Gerd Marlovits. EDI spart aber nicht nur Zeit und Geld, sondern verringert auch spürbar die Fehleranfälligkeit.

Elektronischer Datenaustausch macht´s möglich

Wie Unternehmen an diesem – auch international erfolgreich praktizierten – System teilnehmen können, erklärt EDI-Experte Klaus Schaffer anhand eines einfachen Beispiels: „Im Prinzip geht es um nichts anderes als ein Unternehmen mit anderen zu verbinden, damit sie digital kommunizieren können.“ Zunächst braucht es natürlich eine Vereinbarung zwischen den Unternehmen. „Angenommen ein Industrieunternehmen beliefert einen Händler mit einer bestimmten Anzahl von Produkten. Dann werden zuerst immer die Stammdaten ausgetauscht bzw. in weiterer Folge laufend aktualisiert“, skizziert der Experte. Bei Stammdaten handelt es sich um produktbezogene Informationen, wie zum Beispiel Artikelnummern (GTIN/EAN), Gewichte, Bezeichnungen, Nährwertangaben und vieles mehr. Tätigt der Händler in weiterer Folge eine Bestellung, kommen noch Bewegungsdaten dazu. Mittels Schnittstellen werden all diese Daten dann papierlos von dem einen Warenwirtschaftssystem des Geschäftspartners zum anderen übermittelt – und umgekehrt. Das funktioniert aber nicht nur bei großen Unternehmen elektronisch, sondern kann auch bei kleineren entsprechend umgesetzt werden.

Die digitalisierte Rechnungsverarbeitung

Bei KMU haben sich beispielsweise im Bereich der Rechnungsstellung sogenannte e-Invoice-Lösungen bestens bewährt. Dadurch können Sie mit geringem Mitteleinsatz eine sichere und nachvollziehbare elektronische Zustellung der Rechnungen gewährleisten. Zudem wird unter anderem eine revisionssichere Archivierung gewährleistet. Unternehmen können mit dieser Technologie sogar binnen eines Tages EDI-fähig gemacht werden. „Die User loggen sich bei dieser EDI-Einstiegslösung einfach über das Internet bei einer Web-Plattform ein“, erklärt Schaffer. Welche EDI-Anwendung für welches Unternehmen die richtige ist, lässt sich oft rasch eruieren. Und dann steht der idealen EDI-Lösung auch nichts mehr im Wege!

Fünf Tipps auf dem Weg zum idealen EDI

1. Analysieren Sie Ihre Geschäftsprozesse

Die anfängliche Bestandsaufnahme ist enorm wichtig. Gibt es beispielsweise ein Warenwirtschaftssystem in Ihrem Unternehmen und verfügt dieses über Schnittstellen für Elektronischen Datenaustausch? Welche Geschäftsdokumente (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen,…) möchten Sie austauschen und wie viele davon fallen ungefähr pro Monat an? Etc.

2. Finden Sie Ihre ideale EDI-Lösung bzw. Ihren EDI-Provider

KMU mit geringem Belegvolumen nutzen idealerweise ein Web-EDI-Portal, um schnell und kostengünstig EDI-fähig zu werden. Wie geschaffen für Unternehmen mit höherem Belegvolumen sind hingegen EDI-Lösungen, die eine Datenintegration in das unternehmenseigene ERP-System ermöglichen. Erfahrene EDI-Provider bieten für alle Unternehmensgrößen die ideale Lösung und unterstützen Sie auch bei der Umsetzung bzw. beim Onboarding mit Ihren Partnern. Die EDI-Plattform eXite wird beispielsweise international von mehr als 20.000 Unternehmen genutzt. Sie erreicht nahezu jedes Unternehmen auf der Welt, sofern dieses ebenfalls Elektronischen Datenaustausch betreibt.

3. Synchronisieren Sie Ihre Stammdaten

Gleich zu Beginn des EDI-Projekts sollten Sie Ihre Stammdaten (Artikelnummern/GTINs, Partneridentifikation/GLNs,…) mit den Stammdaten Ihres Geschäftspartners synchronisieren. Um in weiterer Folge fehlerfrei elektronisch kommunizieren zu können, ist das die notwendige Basis.

4. Starten Sie zuerst eine Testphase

Bevor Sie mit dem Austausch elektronischer Daten beginnen, sollten Sie einige EDI-Nachrichten testweise senden. Hierfür gibt es bei GS1 Austria einen eigenen EDI-Prüfservice. Ist die Prüfung erfolgreich, vereinbaren Sie idealerweise noch mit Ihren Geschäftspartnern eine Zeitspanne, um die Kommunikation und Verarbeitung der Nachrichten vorerst zu testen.

5. Und los geht´s!

Danach steht dem Echtbetrieb mit Ihren Geschäftspartnern nichts mehr im Weg, wobei Sie die Experten von EDITEL gerne laufend begleiten und beraten.