E-Rechnungen
E-Rechnungen könnten weltweit 495 Milliarden Blatt Papier pro Jahr einsparen
In diesem Jahr werden weltweit laut Prognosen 550 Milliarden Rechnungen erstellt. Rund 90 Prozent davon werden allerdings noch auf Papier ausgedruckt, wie aus der „Billentis Studie 2019“ hervorgeht. Bei einer kompletten Umstellung auf Elektronischen Datenaustausch (EDI) könnten alleine bei Rechnungen mindestens 495 Milliarden Blatt Papier eingespart werden, rechnet Gerd Marlovits, Geschäftsführer von EDITEL Austria, vor. Eine Umstellung wäre nicht nur eine effektive Maßnahme gegen den Klimawandel, sondern würde auch noch die Datenqualität erhöhen, Zeit sparen und eine moderne digitale Archivierung erleichtern.
Die Digitalisierung und der damit verbundene elektronische Austausch von Geschäftsdokumenten sind weltweit auf dem Vormarsch. Das Potenzial ist allerdings weiterhin groß, wie die aktuelle Marktstudie von Billentis zeigt. Demnach werden 2019 voraussichtlich weltweit 550 Milliarden Rechnungen erstellt, wobei davon laut Prognose aber erst 55 Milliarden, also zehn Prozent, komplett papierlos erfolgen. „Selbst wenn pro Rechnung nur ein Blatt Papier ausgedruckt wird, ergibt sich bei einer Umstellung auf elektronischen Datenaustausch ein theoretisches Einsparungspotenzial von 495 Milliarden Blatt alleine in diesem Jahr“, erläutert Gerd Marlovits, Geschäftsführer von EDITEL Austria. Bei einem Gewicht von fünf Gramm pro DIN A4-Blatt könnte man dadurch also jährlich 2,475 Millionen Tonnen Papier einsparen.
Hohes Potenzial auch bei Lieferscheinen und anderen Dokumenten
In Österreich werden bereits 30 Prozent aller Rechnungen elektronisch ausgetauscht, was in etwa dem europäischen Schnitt entspricht. KMU haben generell noch Nachholbedarf.
„Speziell bei kleineren Unternehmen fehlen allerdings manchmal die technischen Voraussetzungen, beispielsweise durch die mangelnde Nutzung von Warenwirtschaftssystemen. Dadurch wird in weiterer Folge der Einsatz von EDI erschwert“, erklärt Marlovits. Zwar seien KMU an günstigen und effizienten Verfahren interessiert, in der Praxis fehle es dann manchmal an internem Spezialisten-Know-how und zuweilen auch am Mut zur Umsetzung.
Angesichts der aktuellen, sehr heiß diskutierten Klimadebatte verweist Marlovits zudem auf einen weiteren Punkt in der Branchenstudie. Dort wird nämlich prognostiziert, dass sich die Gesamtzahl der Rechnungen weltweit von 550 Milliarden bis 2035 vervierfachen wird. „Auch abseits von Abgasnormen und Plastikverboten gibt es Möglichkeiten, ressourcenschonend zu handeln. Kunden und Lieferanten können durch eine Umstellung auf Elektronischen Datenaustausch zudem die Qualität ihrer Daten deutlich erhöhen“, erklärt Marlovits. Durch EDI können Rechnungen in standardisierte und strukturierte Daten konvertiert und binnen Sekunden versendet werden. Dadurch werden manuelle Bearbeitungen unnötig und potenzielle Fehlerquellen eliminiert.
Durchlaufzeit wird um 60 Prozent verkürzt
Stark verbreitet ist EDI derzeit im Einzelhandel, bei Konsumgüter-Herstellern, in der Logistik, im Automotive-Bereich, der Gastronomie bzw. im Systemcatering sowie im Pharma-Bereich. Vielfach werden nicht nur Rechnungen elektronisch zwischen Geschäftskunden und ihren Lieferanten ausgetauscht, sondern auch Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferscheine, Zahlungsbestätigungen und etliches mehr. Die US-Bank JP Morgan hat eruiert, dass die Durchlaufzeit eines papierbasierten Auftrages von der Bestellung über die Rechnungsverarbeitung bis zur Archivierung 30 bis 120 Tage beträgt. Mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) lässt sich die Durchlaufzeit um rund 60 Prozent verkürzen.
Besonders ausbaufähig ist derzeit noch die digitale Archivierung von E-Rechnungen. In Österreich etwa müssen die rechtlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung über die gesamte Aufbewahrungszeit von sieben Jahren sichergestellt sein.
„Man würde der Umwelt wohl keinen guten Dienst erweisen, wenn Rechnungen zwar digital ausgetauscht werden, im Anschluss aber zur Archivierung erst wieder ausgedruckt würden“, erklärt Marlovits.
Eine gesetzeskonforme digitale Archivierung ist heute auch länderübergreifend möglich, was für international tätige Handels- und Konsumgüter-Konzerne von besonderem Interesse ist.
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