Ist es Zeit, Ihr EDI-System zu erneuern?

Durch EDI wird nicht nur die Qualität der Beschaffungsprozesse und die Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern verbessert, sondern auch eine enorme Kostenersparnis erreicht. Wann erkennt man aber, dass ein bestehendes EDI-System erneuert werden muss?

Schon mal etwas von „Legacy-System“ gehört? Dieser Begriff beschreibt in der Informationstechnologie ein altes, etabliertes System in der Firmensoftware, das immer noch im Gebrauch ist, aber größtenteils nicht mehr den neuesten Entwicklungen entspricht. So auch im Bereich des Elektronischen Datenaustauschs (kurz EDI), wo vor allem Klein- und Mittelbetriebe oftmals mit Jahrzehnte alten EDI-Systemen in diesem Legacy-System-Zyklus gefangen sind. Und das obwohl man heute weiß, dass digitale Kompetenz und der richtige Umgang mit Daten für Unternehmen immer mehr zum Wettbewerbsvorteil werden. Um die Chancen der digitalen Transformation zu nutzen, bedarf es eines intuitiveren Umgangs mit IT und damit auch einer gewissen Innovations- und Risikobereitschaft. Vor allem bei KMUs herrscht oftmals große Zurückhaltung, was die Einführung eines neuen EDI-Systems betrifft. Grund dafür ist vor allem das Pflegen einer „Status Quo“-Mentalität gepaart mit einer fehlenden Strategie, die jedoch für eine breitere Datenintegration von enormer Bedeutung ist.

Wann ist man „EDI-ready“?

Die größte Skepsis bezieht sich in dieser Zielgruppe vor allem auf technische und organisatorische Voraussetzungen sowie damit verbundene Kosten. Das liegt vor allem daran, dass die vorhandenen ERP-Systeme zum Teil (noch) nicht „EDI-ready“ sind. Eine fachgerechte Beratung und proaktiver Support seitens des ERP-Anbieters in Kooperation mit dem EDI-Partner kann diese „technischen Startschwierigkeiten“ oft schnell und einfach aus dem Weg räumen. Rund um die Einrichtung eines funktionierenden zeitgemäßen EDI-Systems sollte jedenfalls immer im Vordergrund stehen, die eigenen Geschäftsanforderungen im Vorfeld genau zu analysieren und danach die verfügbaren Optionen vernünftig abzuwägen. Das bedeutet Herausforderung und Optimierungspotenzial zugleich.

Die Basis fürs digitale Zeitalter

Auch in der neuen „EDI-Generation“ ist das primäre Ziel nach wie vor eine möglichst hohe Prozessautomatisierung durch integrierten Datenaustausch zu erreichen und damit manuelle und papierbasierte Geschäftsabläufe zu vermeiden. Anwendung findet EDI etwa beim Austausch von Bestellinformationen zwischen Handelsunternehmen und Herstellern ebenso wie bei der Fakturierung (Stichwort: e-Invoicing). Darüber hinaus können zahlreiche weitere Geschäftsprozesse mittels EDI abgebildet werden wie beispielsweise das Stammdatenmanagement oder die Sendung elektronischer Lieferaufträge. Ein zeitgemäßes EDI-System bietet die nötige Basis dafür, um komplexe Warenströme zu beherrschen, die Produktivität zu steigern, individuelle Kundenwünsche zu erfüllen und damit „fit“ für die Anforderungen des digitalen Zeitalters zu sein.

Woran Sie merken, dass Ihr EDI-System nicht mehr zeitgemäß ist:

• Sie haben keine Integration in Ihr Warenwirtschaftssystem.
• Um ausgehende Rechnungen zu senden, bedarf es einer manuellen Eingabe aller Daten in die Software.
• Um EDI zu betreiben, muss die Kommunikation manuell aufgerufen und gewartet werden, bis Daten eingehen und verarbeitet werden.
• Fehler in manuell eingegeben Daten verursachen Ladungsrücksendungen und Compliance-Gebühren.
• Sie haben Angst, den PC zu aktualisieren, auf dem das EDI-System liegt, da Sie nicht sicher sind, ob es ein Backup gibt und danach weiter damit gearbeitet werden kann.
• Sie verwenden ein DFÜ-Modem
• EDI ist ein Vollzeitjob für einen oder mehrere Ihrer Mitarbeiter

Symbolfoto copyright iStock, Bildnachweis adventtr
Grafik copyright EDITEL Austria GmbH