ISS Österreich: Ein Lieferantenportal für alle

EDI für alle?

Ja, das gibt´s! Und zwar in Form eines webbasierten Lieferantenportals, auf dem alle Teilnehmer auf einfache Weise ihre Daten mit dem Kunden austauschen können. ISS Österreich zeigt vor, wie´s funktioniert.

Unter der Marke „taste’njoy“ bietet ISS Österreich als internationaler Marktführer für Facility Services seit 2017 auch gehobene Mitarbeiterverpflegung an. Mit diesem Gastronomiekonzept ist ISS österreichweit an über 20 Standorten vertreten, darunter auch ein öffentlich zugängliches Restaurant in Wien. So wurden etwa im vergangenen Jahr insgesamt 1,8 Millionen Speisen direkt vor Ort beim Kunden zubereitet. Was es dafür braucht, sind „jede Menge frische und hochqualitative Zutaten von ausgesuchten Lieferanten“, erklärt Martin Rainer, Category Manager Food & Beverage bei ISS Österreich. Diese Lieferanten kommen aus den verschiedensten Ecken und haben daher auch unterschiedliche IT-technische Grundvoraussetzungen. Für den Austausch von Daten – in der Gastronomie steht hier allem voran der Artikelkatalog (PRICAT) – wurde seitens ISS dennoch nach einer gemeinsamen Lösung gesucht, „um mit allen Geschäftspartnern in einer Sprache kommunizieren zu können“, so Rainer. Bereits seit vergangenem Jahr setzt ISS Österreich für ihre Warenbeschaffung auf eine direkt in ihr Warenwirtschaftssystem integrierte EDI-Lösung von EDITEL. Somit war es für ISS sofort ein Leichtes, Daten mit Geschäftspartnern auszutauschen, die bereits über eine vorhandene EDI-Anbindung verfügen. Für all jene Lieferanten, denen dies aus technischen oder wirtschaftlichen Gründen – meist aufgrund einer kleinen Betriebsgröße – nicht möglich ist, wurde nun in Zusammenarbeit mit EDITEL eine ebenso adäquate Lösung gefunden: Ein Lieferantenportal!

Auf einen Nenner bringen

„Ein Lieferantenportal ermöglicht, jeden einzelnen Geschäftspartner – unabhängig ob EDI-fähig oder nicht – einfach und kostengünstig in die digitalen Geschäftsprozesse einzubeziehen“, erklärt Markus Zens, der als Application Analyst bei EDITEL auf die Entwicklungen solcher Lösungen spezialisiert ist. So einfach die Nutzung dieses webbasierten Portals für Lieferanten ist – diese benötigen lediglich einen Internetzugang dafür – umso mehr ins Detail muss man beim Aufbau eines solchen gehen, um alle Kundenanforderungen zu berücksichtigen. Das Wichtigste dabei ist laut Zens „die Nutzerfreundlichkeit! Das heißt, dass das Portal für den User visuell so gut und einfach aufbereitet ist, dass dieser genau weiß, wo was eingegeben werden muss.“ Im Fall von ISS lag die spezielle Herausforderung hier vor allem bei den Artikeldaten: „So hatte beispielsweise jeder Lieferant ein anderes Verständnis für die Form der Artikeleingabe, je nachdem ob die Preisauszeichnung bisher in Kilo, Stück oder für eine Großpackung erfolgt ist. Dies galt es zu klären, sodass Lieferant und Kunde genau wissen, wie der Preis eines Artikels zu verstehen ist“, so Zens. Dies erforderte seitens ISS und EDITEL in der Projektumsetzung viele individuelle Abstimmungen mit den einzelnen Lieferanten. Aus jahrelanger Erfahrung empfiehlt Zens bei der Umsetzung eines Lieferantenportals daher „die Prozesse zu analysieren und idealerweise zu vereinheitlichen. Damit können bereits im Vorfeld etwaige Fehler ausgeschlossen werden.“ Dass sich der Aufwand dafür lohnt, ist man auch seitens ISS überzeugt: „Wenn das einmal ordentlich gemacht ist, müssen die Artikeldaten nur noch gepflegt werden“ so Martin Rainer.

Wie´s läuft…

In der ersten Phase nutzen seit Sommer diesen Jahres 15 Lieferanten von ISS Österreich erfolgreich das neu errichtete Portal und tauschen Bestellungen (ORDERS), Lieferscheine (DESADV) sowie Artikelkataloge (PRICAT) ausschließlich auf digitalem Wege aus. Erstes Fazit seitens ISS: „Die Prozesse laufen wesentlich schneller, da das gesamte Papierhandling und damit die manuellen Eingaben wegfallen“, so Harald Denk, Head of Country IT bei ISS Österreich. Auch zum technischen Hintergrund dieser Lösung äußert sich Denk sehr positiv: „Für die Lieferanten und uns entsteht keinerlei Aufwand für die Installation und Wartung dieses Portals. Die Datenübertragung passiert in einer sicheren Umgebung.“ Das Ziel, „nämlich eine funktionierende Lösung zu finden, deren Weg auch sämtliche Lieferanten gerne mitgehen“ wurde auch aus Sicht von Martin Rainer erreicht. Was nicht zuletzt für ihn auch „an der guten Zusammenarbeit mit EDITEL liegt“ wobei er vor allem „die fachliche Kompetenz und Flexibilität des gesamten Teams“ hervorhebt. Die nächsten Ziele sind daher bei ISS Österreich schon gesteckt: So sollen etwa künftig auch Rechnungen (INVOIC) über das Lieferantenportal ausgetauscht werden und man überlegt, auch andere Geschäftsbereiche wie etwa Lieferanten aus dem Facility Management Bereich anzubinden.