Interview mit Tomasz Kuciel zu ViDA

Vorbereitung auf ViDA: Warum e-Rechnungen nur die Spitze des Eisbergs sind

Der aktuelle EU-Richtlinienvorschlag „VAT in the Digital Age“ (ViDA) zielt darauf ab, das Mehrwertsteuersystem in der EU an das digitale Zeitalter anzupassen. Er betrifft alle Unternehmen über alle Branchen hinweg vor allem im grenzüberschreitenden Waren- und Dienstleistungsverkehr.

Die neue Regelung soll den Verwaltungsaufwand und die Kosten für Unternehmen verringern, die Bürokratie im B2B-Binnenmarkt abbauen und die Steuerpflichten vereinfachen. Gleichzeitig soll dabei auch Steuerbetrug bekämpft werden. Zum einen wird ViDA Vereinfachungen bringen, z.B. durch One-Stop-Shop-Verfahren (eine VAT-Nummer aus einem beliebigen EU-Land genügt, um künftig in allen Ländern geschäftsfähig zu sein). Zum anderen aber auch neue digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende Umsätze (e-Reporting) und die verpflichtende Ausstellung von sogenannten e-Invoices (e-Rechnungen). Potenziell sind alle Unternehmen betroffen, da ViDA auch optionale nationale Meldepflichten umfasst.

Die belgische EU-Ratspräsidentschaft hat ViDA in ihre Prioritätenliste aufgenommen. Die verpflichtende Umsetzung von e-Reporting und e-Invoicing ist zwar frühestens ab 1. Jänner 2028 geplant, aber sie erfordert schon heute eine langfristige Planung, insbesondere im Hinblick auf die (digitalen) Lieferketten und ERP-Systeme.

Tomasz Kuciel, Leiter des ViDA-Competence Centers bei EDITEL, erzählt im Interview, wie sich Unternehmen darauf optimal vorbereiten können.

Herr Kuciel, welche Auswirkungen wird die von der EU vorgeschlagene ViDA auf die Abrechnung von grenzüberschreitenden B2B-Transaktionen haben?

Zuallererst ist es wichtig zu verstehen, dass das Hauptziel der ViDA-Agenda sowie der bereits umgesetzten nationalen Programme in Italien, Ungarn und Polen nicht die elektronische Rechnungsstellung, sondern die elektronische Berichterstattung (e-Reporting) ist. Hier geht es um die Bekämpfung von Mehrwertsteuerlücken und Steuerkarussellbetrug. Die Initiative soll das Mehrwertsteuersystem effizienter, einfacher und betrugsresistenter machen und gleichzeitig Wettbewerbsverzerrungen reduzieren. Die ViDA-Agenda sieht vor, die elektronische Meldung aller grenzüberschreitenden Transaktionen in Echtzeit bis 2028 – möglicherweise bis 2030 – einzuführen. Zudem wird die elektronische Rechnungsstellung auf Basis strukturierter Daten als Standardverfahren für Binnenumsätze festgelegt. Laut Wirtschaftskammer Österreich sind mit der Aufhebung alter Meldepflichten in der EU innerhalb von zehn Jahren Kosteneinsparungen von rund 35 Mrd. Euro möglich.

Können Unternehmen künftig nach wie vor PDF-Rechnungen per E-Mail stellen? In welche Richtung wird sich die elektronische Rechnungsstellung entwickeln?

Die elektronischen Rechnungen und insbesondere die Daten, die an Steuerbehörden zu melden sind, müssen strukturiert sein, das heißt im Format XML oder EDIFACT, wie wir es aus der Welt des Elektronischen Datenaustausches (EDI) kennen. Es werden nur mehr E-Rechnungen akzeptiert, welche die erforderlichen Angaben enthalten und in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das die automatische und elektronische Verarbeitung der Inhalte ermöglicht. Per E-Mail verschickte PDF-Rechnungen werden dann künftig nicht mehr als e-Rechnungen behandelt. So wird die ViDA-Agenda zu einem Katalysator für den digitalen B2B- und B2G-Datenaustausch.

Wie bereitet sich EDITEL darauf vor?

Auf Basis unserer jahrelangen Erfahrung mit E-Rechnungen haben wir in der EDITEL-Gruppe ein Competence Center rund um ViDA aufgebaut, um unsere Kunden bei der langfristigen und vorausschauenden Planung der Umstellung zu unterstützen. Wir sind bereits sehr gut vorbereitet. Strukturierte Rechnungen sind essenzieller Teil unserer Expertise, wir beschäftigen uns damit seit den 1990er-Jahren. In Polen beispielsweise haben wir eine umfassende Lösung für die Integration mit dem nationalen System für elektronische Rechnungen (KSeF) entwickelt, wenngleich die Einführung von KSeF von der Regierung jüngst um zwei Jahre auf 1. Februar 2026 verschoben wurde. Zudem bieten wir Zugang zum europäischen PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement OnLine): Wir sind ein zertifizierter Access Point, der für B2G e-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung in allen EU-Ländern und zum Teil für B2B-Verbindungen von Bedeutung ist.

Welche e-Reporting- und e-Invoicing-Modelle werden derzeit diskutiert?

Es werden gerade verschiedene e-Reporting- und e-Invoicing-Modelle begutachtet. Eine Variante von ViDA sind Systeme zur kontinuierlichen Transaktionskontrolle („Continuous Transaction Control“, kurz CTC) bei denen Transaktionen digital und in Echtzeit an Steuerbehörden zu melden sind.

Manche Länder setzen dabei auf ein zentralisiertes Modell („Centralized Model“), bei dem eine Rechnung zunächst an die Steuerbehörde übermittelt, durch diese geprüft und erst danach formell an den Rechnungsempfänger zugestellt wird. Diese Vorgehensweise wird von Italien, Serbien und Polen favorisiert.

Ungarn wiederum geht den Weg des „Real-Time Reporting Models“ (RTIR), bei dem nur gewisse Rechnungsinhalte an die Behörde in Echtzeit zu melden sind. Die Rechnung an sich wird direkt an den Empfänger übermittelt. Es gibt also trotz Standardisierungsbestrebungen der EU unterschiedliche Ausgestaltungen.

Welche Leistungen umfasst das ViDA-Competence Center von EDITEL, wie werden betroffene Unternehmen konkret unterstützt?

Eine Rechnung ist mehr als nur eine Zahlungsaufforderung – sie ist der letzte Schritt in einer komplexen Reihe geschäftlicher Kommunikation. Eine e-Rechnung ist somit die Spitze des Eisbergs, unter dem eine Vielzahl von Prozessen – von der Bestellung bis zur Lieferbestätigung – liegt. Ausgestattet mit diesem umfangreichen Prozess-Know-how unterstützt die EDITEL-Gruppe sämtliche Ausprägungen nationaler e-Invoicing-Modelle. Das heißt, mit nur einer einzigen Verbindung zu EDITEL erhalten Unternehmen Zugang zu all ihren Geschäftspartnern, unabhängig von deren e-Invoicing-Standards oder den verwendeten Systemen. Das ermöglicht eine sichere und effiziente Kommunikation, sowohl innerhalb als auch außerhalb der EU. Wir ermöglichen die nahtlose Integration mit CTC-Systemen in der gesamten EU und darüber hinaus. Bei Fragen rund um ViDA können Unternehmen gerne jederzeit auf uns zukommen.