Gute Schnittstellen sind das Um und Auf

Immer mehr Unternehmen betreiben über ihre Warenwirtschaftsprogramme Elektronischen Datenaustausch (EDI).

Warenwirtschaftssysteme bzw. ERP-Systeme sind aus vielen Branchen nicht mehr wegzudenken. Doch sie wären wohl nur halb so nützlich, wenn das ERP eines Lieferanten nicht mit dem ERP seiner Kunden kommunizieren könnte – und umgekehrt. ERP-Anbieter nutzen unterschiedliche interne Formate, beispielsweise verwendet SAP IDoc‘s zur Datenübertragung, Microsoft Dynamics XML usw. Um die Informationen aus dem einen System ins andere übertragen zu können, sind leistungsfähige Schnittstellen unverzichtbar. Dazu werden die Daten konvertiert. Dies geschieht häufig mittels EDI-Dienstleistern. Eine „Sprache“, die im Bereich des Elektronischen Datenaustausches (EDI) de facto auf der ganzen Welt verstanden wird, ist EDIFACT, wobei die Sender bzw. Empfänger oft ihre eigenen, auf dem Standard aufbauenden EDIFACT-Guidelines mit den von ihnen verwendeten Feldern haben. „In der Praxis erfolgt der Datenaustausch meist über die zentrale Datendrehscheibe eXite, an der bereits mehr als 20.000 Unternehmen in Zentral- und Osteuropa angebunden sind“, erklärt Gerd Marlovits, Geschäftsführer von EDITEL. Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Zahlungsavis und andere Dokumente laufen vielfach vollautomatisch über die Plattform. Aufgrund des Wegfalls manueller Arbeitsschritte und der verringerten Fehleranfälligkeit sind in den letzten Jahren immer mehr Unternehmen dazu übergegangen, die Vorteile ihres ERP mittels EDI-Anbindung voll auszuschöpfen.

Mittels Schnittstellen Artikelstammdaten austauschen

Bereits vor rund 30 Jahren, als die PCs massentauglich wurden, hatten IT-Techniker die Nützlichkeit von Schnittstellen erkannt. Damals wurde allerdings nur ein Bruchteil der Möglichkeiten genutzt. Heute werden mittels Schnittstellen beispielsweise auch Artikelstammdaten oder Verbrauchs-Prognosen ausgetauscht. „Artikelstammdaten sind in vielen Branchen die Grundvoraussetzung für Bestellungen. Sie können in Österreich bis zu 230 Attribute enthalten und geben Auskunft über die Maße und das Gewicht eines Produkts, können aber auch Angaben zu Nährstoffen und Allergenen enthalten“, erklärt Marlovits.

Produktionskapazitäten anpassen und Überproduktion vermeiden

Eine zunehmend wichtigere Rolle spielen Schnittstellen auch für spezielle Konzepte des Lebensmittelsektors. Sie nennen sich Vendor Managed Inventory (VMI) und Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment (CPFR). Dabei geht es darum, dass der Handel die Hoheit für die Nachschubversorgung mit bestimmten Produkten an die Lebensmittelhersteller überträgt. Damit das reibungslos funktioniert, werden über Schnittstellen der Warenbestand und die Absatzzahlen regelmäßig an die Produzenten kommuniziert. Auf Basis dieses Datenbestandes sorgen dann die Hersteller dafür, dass die Waren immer in ausreichender Menge in den Supermarkt-Regalen nachbestückt werden. Dadurch wird ihre Planung enorm erleichtert, weil sie die Produktionskapazitäten rasch an den Bedarf anpassen können. Dies wiederum ist ein wirksames Mittel gegen Lebensmittelverschwendung, weil es Überproduktion verhindert.

Die zentrale Rolle von Schnittstellen für alle Branchen

Die Bedeutung von EDI und die zentrale Rolle von Schnittstellen nützen längst auch andere Branchen. Bei den Logistikern, beispielsweise, haben Faktoren wie Kosteneffizienz oder rasche Reaktionszeiten eine hohe Bedeutung. Manuelle Eingaben kosten nicht nur Zeit, sondern erhöhen auch die Fehleranfälligkeit. Besonders fatal wären Fehler in der Pharma-Branche, wo EDI für den reibungslosen Austausch von Chargennummern und Verfallsdaten sorgt. Im Finanzsektor wurden beispielsweise Massenüberweisungen oder Reportings an Aufsichtsbehörden ermöglicht und in der Automobilindustrie Konzepte wie „Just-in-time“, bei dem der Anlieferzeitpunkt der Teile optimal mit dem Bedarf abgestimmt wird.

Web-EDI als WWW-Schnittstelle nutzen

Während in vielen Branchen also ein Leben ohne EDI nicht mehr vorstellbar ist, haben kleine Unternehmen teils noch keine technische Anbindung. Vielfach verzichten sie aus finanziellen Gründen auf die Anschaffung von ERP und können daher auch keine integrierten EDI-Lösungen nutzen. Um große Unternehmen beliefern zu können, werden diese aber in der Regel dazu angehalten, ihre Rechnungen elektronisch zu übermitteln. Allerdings gibt es auch hier einen „Trick“, von dem alle Seiten profitieren. Mittels kostengünstigem Web-EDI können sie ihre Daten auf einem Webportal händisch eingeben. Der Datenempfänger auf der anderen Seite merkt keinen Unterschied zu herkömmlichen EDI-Prozessen und kann die strukturierten Daten wie gewohnt weiterverarbeiten. Nutzer von Web-EDI benötigen nur einen Zugang zum Internet. Man loggt sich mittels Passwort bei der Web-EDI-Anwendung ein und gibt dort die Daten ein. Genau genommen ist Web-EDI auch eine Art Schnittstelle – eine WWW-Schnittstelle.