Fragen und Antworten zum Thema XRechnung in Deutschland

Alles was Sie jetzt zur e-Rechnung an deutsche Behörden wissen müssen

Beliefert Ihr Unternehmen den deutschen Staat oder fungieren Sie als Dienstleister? Dann kommt auf Sie noch vor dem Jahreswechsel 2020 eine wichtige Änderung bei der Fakturierung zu. Papierrechnungen werden vom Bund in Deutschland nämlich künftig nicht mehr akzeptiert, sondern nur noch e-Rechnungen. Viele Betroffene sind verständlicherweise verunsichert. Wir beschäftigen uns momentan intensiv mit diesem Thema und erhalten auch viele Fragen dazu. Nachfolgend möchte ich Ihnen Antworten zu den wichtigsten Fragen (FAQ) und somit hilfreiche Informationen zur sogenannten XRechnung liefern.

Welche Unternehmen müssen auf elektronische Rechnungen (e-Rechnungen) in Deutschland umstellen? Bin ich betroffen?

Bundesbehörden in Deutschland akzeptieren seit 27. November 2020 überhaupt keine Papierrechnungen mehr. Ab diesem Datum dürfen ausschließlich elektronische Rechnungen (e-Rechnungen) bei diesen staatlichen Behörden eingebracht werden. Betroffen sind Unternehmen, die Lieferungen oder Dienstleistungen an den Staat erbringen und im Anschluss ihre Rechnung an die Behörden schicken. Damit die Fakturen nach diesem Stichtag bezahlt werden, ist ein Wechsel zur e-Rechnung für Unternehmen Pflicht. Wir empfehlen, bereits jetzt mit der Umstellung zu beginnen, damit Sie für die e-Rechnung in Deutschland gerüstet sind.

Sind auch Kleinrechnungen von der Umstellung auf die XRechnung an deutsche Bundesbehörden betroffen?

Nein, öffentliche Aufträge bis zu 1.000 EUR netto an deutsche Behörden sind von der Verpflichtung zur Umstellung auf elektronische Rechnungen (e-Rechnungen) ausgenommen.

Was versteht man überhaupt unter einer e-Rechnung?

So wie bei Papierrechnungen auch, müssen bei e-Rechnungen Pflichtangaben vom Rechnungsersteller gemacht werden. Zusätzlich müssen elektronische Rechnungen strukturierte Daten enthalten, damit die deutschen Behörden als Rechnungsempfänger die Rechnungen bequem und ohne Medienbruch verarbeiten können. Die e-Rechnung spart nicht nur den Behörden wertvolle Zeit und Geld, sondern natürlich auch den Unternehmen.

Was ist ein „Medienbruch“?

Medienbrüche passieren immer dann, wenn digitale Informationen durch Ausdrucken eines Dokuments in analoge Form gebracht werden. Wenn beispielsweise ein Geschäftspartner eine Rechnung als herkömmliche PDF-Datei aus seinem Buchhaltungsprogramm exportiert und an einen Rechnungsempfänger ohne EDI-Anbindung per E-Mail schickt, sind im Dokument keine strukturierten Daten enthalten. Der Empfänger kann die Rechnung dadurch nicht automatisiert weiterverarbeiten. In der Regel wird das Dokument dann ausgedruckt. Elektronische Rechnungen mit Daten im XML-Format können hingegen sofort bearbeitet werden, wodurch die Fehlerquote auf ein Minimum reduziert wird.

Was sind Daten im XML-Format? Und was ist eine XRechnung?

Der nationale Standard in Deutschland für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen an die öffentliche Verwaltung ist die sogenannte XRechnung. Bei der XRechnung handelt es sich um ein XML-basiertes semantisches Datenmodell. Die XRechnung ist also eine spezielle Form der e-Rechnung. Dieser Datenaustauschstandard ist ein technologieneutrales Format, das sich in bestehende IT-Lösungen implementieren lässt und rein maschinell lesbar ist.

Manchmal hört man auch den Begriff ZUGFeRD. Was ist der Unterschied zur XRechnung?

Bei ZUGFeRD ist die XML-Datei in eine PDF-Datei eingebettet. Bei der XRechnung ist keine PDF-Datei mehr notwendig.

Wie erstellt man eine XRechnung und wie übermittelt man diese an die Behörden in Deutschland?

Die Herausforderung für Lieferanten besteht darin, zuerst die Rechnungen im eigenen Fakturiersystem zu erstellen, diese anschließend in das Format XRechnung zu konvertieren und dann an die Behörden zu transferieren. Den einfachsten und sichersten Weg für die Umsetzung dieser Anforderungen bietet die vollautomatische Übermittlung per PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement OnLine), das alle deutschen Bundesbehörden unterstützen.

Worum handelt es sich beim PEPPOL-Netzwerk?

PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement OnLine. Dabei handelt es sich um ein EU-weites Projekt, das grenzüberschreitende elektronische Vergabeverfahren standardisieren soll. Dadurch wird für Unternehmen die Teilnahme an nationalen und EU-weiten öffentlichen Ausschreibungen vereinfacht. Mittels PEPPOL kann der Beschaffungsprozess vollständig elektronisch ablaufen – angefangen bei der Veröffentlichung der Ausschreibung bis zur Auftragsvergabe und der Bezahlung. Ziel ist es, dass im Endausbau jedes Unternehmen an jeden öffentlichen Auftraggeber in der EU angebunden ist.

Muss ich mich um die Konvertierung und Übermittlung der XRechnungen selbst kümmern?

Technisch ist auch eine Übermittlung in Eigenregie möglich. Allerdings stellt sich die Frage der Effizienz, die unterschiedlichsten Übertragungswege selbst zu implementieren und auch zu betreiben. Die Vorteile von Dienstleistern liegen darin, dass sie alle gängigen technischen Kommunikationsprotokolle und -kanäle gewissermaßen bündeln und dabei die gesetzlichen Anforderungen sehr genau kennen. Und zwar nicht nur national, sondern auch international. Zudem unterstützt Sie ein Dienstleister dabei ihre Prozesse zusammenzuführen, zu vereinheitlichen und generell zu optimieren. Angefangen vom Rechnungsexport, der Konvertierung und -validierung bis zur Archivierung. Das minimiert die Fehlerquote, erhöht die Effizienz und verringert die Kosten.

Wo erhalte ich kompetente Beratung, wenn ich weitere Fragen zur e-Rechnung bzw. XRechnung habe?

Bei weiteren Fragen sind Ihnen meine Kollegen und ich gerne behilflich.

Zur Person

Christoph Stenech
Head of Sales von EDITEL Austria