Erfolgsfaktor EDI-Mapping: Darum ist dieser Vorgang so wichtig

EDI-Mapping: Strukturen und relevante Inhalte aufeinander abstimmen

Die internen Datenstrukturen von Unternehmen sind in der Regel unterschiedlich aufgebaut. Dies liegt daran, dass es eine Vielzahl an verschiedenen IT- bzw. ERP-Systemen gibt und nicht alle der gleichen Logik folgen. Umgemünzt auf die Welt des Elektronischen Datenaustausches (EDI) spricht man also unterschiedlichste Sprachen. Das klingt im ersten Moment wie eine Herausforderung, denn mit einer steigenden Zahl von EDI-Partnern müsste man verschiedene „Sprachen sprechen“. Genau hier können EDI-Dienstleister helfen, wobei der sogenannte Vorgang „Mapping“ eine wichtige Rolle spielt. Wie dies genau vor sich geht und warum Standards dabei wesentlich sind, erkläre ich Ihnen in diesem Blogbeitrag.

Eines gleich vorweg: Standardisierte Datenformate haben beim Übermitteln einer EDI-Nachricht eine enorm wichtige Bedeutung, denn sie sorgen schlussendlich dafür, dass Geschäftsprozesse automatisiert ablaufen können. Wichtige EDI-Standards heißen beispielsweise EDIFACT, ANSI, ODETTE oder VDA und kommen entweder in bestimmten Branchen oder auch branchenübergreifend zum Einsatz. Diese beschreiben den Aufbau einer Nachricht und sind, wie der Name bereits verrät, standardisiert. Der einheitliche Aufbau ist dabei schon mal von großer Bedeutung.

Unterschiedliche Bezeichnungen für Datenfelder

Betrachtet man hingegen die vorhandenen IT-Systeme von Unternehmen, die miteinander Elektronischen Datenaustausch betreiben wollen, gibt es dort oft beträchtliche Unterschiede. Die technische Ausstattung und das vorhandene Datenmaterial orientieren sich unter anderem auch an den betrieblichen Erfordernissen und Gepflogenheiten. Der eine benutzt vielleicht ein ERP-System von SAP, der andere von Microsoft, Sage, IFS oder einem anderen Hersteller. Und das eine Unternehmen bezeichnet ein Datenfeld womöglich mit „Datum“, während ein anderes das englische Wort „Date“ benutzt. Hinzu kommt noch, dass dieses Datum je nach ERP in einem unterschiedlichen Format dargestellt werden kann. Ähnliches könnte zum Beispiel für die Farbbeschreibung eines Produkts gelten, wobei der eine Betrieb die Datenfelder mit Farbcodes befüllt, während der andere einfach „grün“ oder „blau“ hineinschreibt. Beides bezeichnet das Gleiche, wird aber anders ausgedrückt. Bei der Übermittlung und der automatisierten Verarbeitung von Daten könnte das zum Problem werden. Daher gilt es, hier Vorkehrungen zu treffen.

EDI-Mapping ist eine Art „Wegweiser“ für die Daten

Wenn zwei oder mehrere Unternehmen mit unterschiedlichen Strukturen bzw. unterschiedlich aufgebauten Datenbanken Informationen austauschen wollen, müssen die Strukturen und relevanten Inhalte zuerst aufeinander abgestimmt werden, damit das reibungslos funktioniert. Vereinfacht gesprochen erfolgt das über eine Übersetzungstabelle, die Daten aus der Quellstruktur des eigenen ERP-Systems in die Zielstruktur bzw. Zieldatei des benötigten Formats umwandelt. Der Fachbegriff dafür lautet Mapping. Ein Mapping führt in weiterer Folge dazu, dass beispielsweise das Feld mit dem Rechnungsdatum exakt dem Regelwerk und der Definition der Zielstruktur entsprechen muss. Gleiches gilt für die Rechnungsnummer, den Rechnungsbetrag und andere standardisierte Felder, die beim Elektronischen Datenaustausch auf beiden Seiten mit den gleichen Informationen befüllt werden müssen. Beim EDI-Mapping wird die Konvertierungssoftware mit allen notwendigen Informationen versorgt, damit das reibungslos klappt. Es dient sozusagen als „Wegweiser“ für die Datentransformation.

Damit man nicht unzählige Sprachen (sprich Datenformate) verstehen und sprechen muss, erfolgt die Datentransformation häufig in einem „Zwischenstandard“ (z.B. EDIFACT), den beide Seiten auch verstehen. Anders gesagt: Unternehmen A spricht Deutsch und Unternehmen B spricht Französisch. Der gemeinsame Nenner wäre dann etwa Englisch, das von beiden Seiten verstanden und gesprochen wird. Bei zahlreichen Geschäftspartnern ist dies von enormem Vorteil, da man nur EINE Sprache – bzw. in unserem Fall einen EDI-Standard – beherrschen muss. Um den Vergleich weiter zu ziehen: Mapping beinhaltet sämtliche Regelungen in Bezug auf Grammatik, Syntax und letztendlich auch Vokabeln.

Erfahrene EDI-Dienstleiter kennen alle Facetten

Warenhersteller bzw. Zwischenhändler, die mehrere Geschäftspartner beliefern, bekommen zu Beginn einer Handelsbeziehung von diesen in der Regel EDI-Guidelines mitgeteilt. Diese unterscheiden sich zuweilen deutlich und müssen ebenfalls mittels Mappings aufeinander abgestimmt werden. Man kann also auch kundenspezifische Mappings erstellen, um auf individuelle Anforderungen einzugehen. Beispielsweise unterstützt EDITEL gerne bei der Implementierung von unterschiedlichsten EDI-Nachrichtentypen, wie etwa ORDERS, ORDRSP, DESADV, RECADV, INVOIC, PRICAT. Oder auch bei Datenqualitätsprüfungen, die inhaltliche Fehler bei den Daten identifizieren (z.B. Prüfung von GLN und GTIN, Plausibilität der Daten auf Vollständigkeit und vieles mehr). Damit wird verhindert, dass fehlerhafte Daten überhaupt übermittelt oder in die IT-Systeme importiert werden.

Wenn Sie nun zu all dem noch ein paar Fragen haben, beraten wir Sie gerne individuell. Meine KollegInnen und ich stehen Ihnen zur Verfügung. Bitte benützen Sie dazu einfach die Kontaktbox (rechts) und übermitteln Sie uns Ihre Anfrage.

Zur Person

Karl Cegner
Leiter Consulting & Project Delivery bei EDITEL Austria