E-Mail-Direktlink auf die Rechnung

Elektronisch übermittelte Rechnun­gen haben viele Vorteile: Diese lie­gen nicht nur im kaufmännischen Be­reich, sondern tragen beispielsweise auch zum Umweltschutz bei.

Genau aus diesem Grund verschickt GS1 Austria den Großteil ihrer Rechnungen schon seit geraumer Zeit per E-Mail. Was bis vor kurzem so funktionierte, dass die Rechnung als PDF-Datei per E-Mail-Anhang an den Rechnungs­empfänger ging. Dies barg jedoch das Risiko, dass ausgestellte Rechnungen beispielsweise aufgrund ungültiger E-Mail-Empfangsadressen, einem vol­len Speicherplatz der Mailbox oder ei­ner restriktiven Firewall nie beim Empfänger ankamen.

Um dieses Risiko zu umgehen, setzt GS1 Austria seit Anfang des Jahres in seiner Rechnungslegung auf eine neue Lösung und nutzt dafür das eXi­te-Service der EDITEL. Dabei wer­den Rechnungen als PDF-Datei direkt aus dem ERP-System an das eXi­te-Portal geschickt. Anschließend wird eine E-Mail an den Empfänger abgesetzt, die einen Web-Link zur Rechnung enthält. Das entlastet nicht nur die Speicherressourcen beim Kunden, sondern bietet GS1 Austria ein unkompliziertes Monitoring-Tool, um zu sehen, wann und von wem die Rechnung abgeholt wurde.

„Ein pro­aktives Managen des Rechnungspro­zesses wird dadurch möglich. Darü­ber hinaus wird der Kunde nicht mit unnötigen Zahlungserinnerungen konfrontiert“, zeigt sich David Farar, Leiter Finanz- und Rechnungswesen, HR äußerst zufrieden.

Auch GS1-Ge­schäftsführer Gregor Herzog ist über­zeugt, dass dies „für GS1 Austria ein weiterer wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung ist, womit ein hoher Grad an Transparenz in der Rech­nungslegung erzielt wird.“

In Kürze

• GS1 Austria nutzt PDF e-Invoice zur elektronischen Rechnungsübermittlung
• Keine Attachments mehr, sondern E-Mail-Direktlink auf die Rechnung
• Rückverfolgbarkeit der Rechnungen
• Unkomplizierte Überwachung und Verwaltung des Rechnungsprozesses
• Revisionssichere Archivierung
• Keine unnötigen Zahlungserinnerungen für Kunden