EDI-Services für Sodexo DACH

EDI-Lösungen für Betriebsverpflegung und Facility Management

Allein in Österreich werden von Sodexo täglich von rund 3.900 MitarbeiterInnen knapp 490.000 VerbraucherInnen betreut, darunter Wirtschaftsunternehmen, Behörden und Krankenanstalten. Dahinter steht eine Vielzahl an unterschiedlichen Beschaffungsprozessen. Zur Optimierung der Bestellprozesse in der Warenbeschaffung setzt Sodexo Österreich im Bereich Catering daher bereits seit über zehn Jahren auf Elektronischen Datenaustausch (kurz EDI).

Mittlerweile sind 90 Prozent der Warenbeschaffungsprozesse mit rund 35 Lieferanten in 38 Standorten automatisiert, was sich vor allem in einer enormen Zeit- und Kostenersparnis im Vergleich zu der früheren manuellen und papierbasierten Abwicklung zeigt. Nach dem erfolgreichen Roll-Out der Sodexo Österreich hat sich auch Sodexo Deutschland für die EDI-Services von EDITEL entschieden. Dabei wurden sukzessive Bestellprozesse von über 400 Standorten umgestellt. Auch die Anbindung von Sodexo Schweiz ist mittlerweile umgesetzt. Als einer der größten Anbieter von Facility Management setzt Sodexo EDI auch in diesem Bereich für die Optimierung seiner Prozesse ein.

Effizienter Beschaffungsprozess mit EDI

Die Basis im Warenbeschaffungsprozess von Sodexo bildet der Austausch von Artikelstammdaten, der durch den Zugriff auf den elektronischen Preis-Katalog (PRICAT) ermöglicht wird. Dadurch entfällt eine manuelle Artikelpflege, da mit Hilfe von EDI ein automatisiertes Update des PRICAT erfolgt – Änderungen am Produkt wie etwa Preise oder mögliche Auslistungen werden in Echtzeit eingespielt.

Zudem werden über den PRICAT auch sämtliche LMIV-relevante Produktdaten wie Allergene, Nährwerte etc. ausgetauscht und aktualisiert. Sodexo hat somit stets aktuellen Zugriff auf die für seine Rezepturen notwendigen Allergendaten, was sich u.a. bei etwaiger Verwendung von Ersatzartikeln als besonders effizient erweist. Der Austausch der Artikelstammdaten (PRICAT) als auch der gesamten Bestellungen (ORDERS) und Lieferscheine (DESADV) läuft über die EDI-Plattform eXite der EDITEL in enger Zusammenarbeit mit dem ERP-Softwaredienstleister Delegate. Das erhöht die Datenqualität und Transparenz in der gesamten Warenbeschaffung und spart gleichzeitig Zeit und Ressourcen.

„Nach dem sehr erfolgreichen Projekt in Österreich arbeiten wir nun auch in Deutschland und in der Schweiz mit EDITEL zusammen. So können wir unsere Warenbeschaffung nicht nur nachhaltig optimieren, sondern international harmonisieren.“ – Daniela DAN, Director Supply Management Germany

Neue Wege im Facility Management

Neben dem traditionellen EDI-Datenverkehr zur Unterstützung der Bestellprozesse werden bei Sodexo auch Prozesse des Facility Managements digitalisiert und optimiert. Hier geht es zum Beispiel um die Übermittlung eines Links zur Darstellung von Bildern zum entsprechenden Artikel und die Einbettung eines Links zum Aufruf von Warnhinweisen und Gebrauchsanweisungen für Reinigungsmittel. Die Korrektheit dieser Daten ist entscheidend, um die richtige Verwendung durch die MitarbeiterInnen zu gewährleisten und Flächenschäden oder gar eine Gesundheitsgefährdung zu verhindern.

Vorteile durch EDI bei Sodexo

• Korrekte und aktuelle Artikelstammdaten
• Automatisierte Übermittlung LMIV-relevanter Informationen
• Optimierung des gesamten Beschaffungsprozesses
• Nahtlose Integration der Daten in das ERP-System von Delegate
• Zentralisierte Verwaltung
• Einfache Anbindung zusätzlicher Geschäftspartner, auch international
• Support und Beratung der Geschäftspartner vor, während und nach dem Roll-out durch EDITEL
• Nutzung der EDI-Plattform eXite® für individuelle Lösungen im Facility Management