EDI e-Invoice & Archivierung für MPREIS

EDI für MPREIS: Einfache Rechnungsprüfung und sichere Archivierung

Mit der steigenden Anzahl der Lieferanten und damit verbundenen Rechnungen und Rechnungspositionen stieg auch der Aufwand für die manuelle Prüfung der Papierrechnungen auf Positionsebene beträchtlich. Die 2013 gesetzlich erfolgte Gleichstellung von Papier- und elektronischer Rechnung war für den Händler daher eine willkommene Gelegenheit, diese Abläufe zu optimieren. Als eines der ersten Unternehmen in der Branche beschloss MPREIS, seine Rechnungslegung auf elektronische, standardisierte und automatisierte Prozesse umzustellen.

„Wir verarbeiten in der jetzigen Phase des Projekts bereits circa 1000 INVOIC Nachrichten monatlich völlig papierlos; Tendenz steigend. Die Umstellung von Papierrechnung auf elektronische Rechnung benötigt zwar auf unserer Seite und beim Lieferanten Initial einiges an Zeit und Kommunikation, doch sobald der Papierrechnungsversand eingestellt werden kann, beginnt sich der Aufwand für beide Seiten über die gesamte Dauer der Geschäftsbeziehung auszuzahlen!“ – Martin Tscherner, Projektleiter

EDI Services für MPREIS: Die Lösung

Es folgte die Einführung einer Rechnungskontroll-Software sowie die Umstellung der unternehmensinternen Prozesse und Lieferanten auf elektronische Rechnungslegung via EDI (Elektronischer Datenaustausch). Um den Regelungen des Gesetzgebers zur umsatzsteuerlichen Anerkennung der Rechnungen zu entsprechen, hat sich MPREIS für das innerbetriebliche Steuerungsverfahren entschieden und ist in diesem Rahmen der Empfehlung des externen Wirtschaftsprüfers gefolgt, die elektronischen Rechnungen auch elektronisch zu archivieren. Um hier eine nahtlose Implementierung zu gewährleisten wurde die Archivierungslösung des bestehenden EDI-Partners EDITEL verwendet, über dessen EDI-Plattform eXite® bereits der elektronische Austausch der Fakturen erfolgt. Während des gesamten Projekts unterstützt EDITEL nicht nur MPREIS, sondern berät im Rahmen des EDITEL Roll-out Managements, auch die Lieferanten des Händlers, um so eine erfolgreiche und zeiteffziente Implementierung auf beiden Seiten zu garantieren.

Das Ergebnis

Über 50 Lieferanten sind bereits im Vollbetrieb und senden ausschließlich elektronische Fakturen an MPREIS, der diese Daten wiederum automatisiert prüfen und archivieren kann. Der Status der Rechnungsdokumente kann dabei zu jeder Zeit nachvollzogen werden, bei Bedarf stehen PDF-Ansichten –auch bei archivierten Fakturen- zur Verfügung. Die EDI-Plattform eXite® garantiert dabei nicht nur die sichere Übermittlung der elektronischen Rechnungen, sondern ermöglicht es MPREIS mit nur einer Verbindung alle Partner abzudecken. Die Umstellung weiterer Lieferanten ist geplant. MPREIS unterstützt seine Lieferanten zusätzlich durch das Einpflegen seiner Lokationsdaten in den Location Finder. Auf diese Weise stehen Lageradressen, GLN, Telefonnummern und viele weitere Informationen online jederzeit zur Verfügung.

Vorteile durch EDI bei MPREIS

• Effiziente Abwicklung des Rechnungsprozesses
• Nachvollziehbarkeit aller Abläufe, vor allem bei der Rechnungsprüfung
• Eine Anbindung an die EDI-Plattform eXite® für alle Partner
• Beratung und Support durch EDITEL während des gesamten Projektes – auch für Lieferanten

Sie möchten EDI mit MPREIS betreiben?

Bitte senden Sie uns ein E-Mail an sales@editel.at oder kontaktieren Sie uns telefonisch +43/1/505 86 02 -850. Gern unterstützen wir Sie bei der Umsetzung!