EDI-Services für Falkensteiner Hotels & Residences

Internationale Harmonisierung der Warenbeschaffung

Als eine der größten Hotelgruppen im Raum Zentral- und Osteuropa koordiniert Falkensteiner Hotels & Residences, als Teil der Falkensteiner Michaeler Tourism Group (FMTG), täglich eine Vielzahl administrativer und organisatorischer Abläufe, um Waren, wie vor allem Lebensmittel, zeitgerecht und in optimaler Qualität zu beschaffen.

In der Vergangenheit genutzte papierbasierte Bestellabwicklungen waren zeitaufwendig und fehleranfällig, ebenso das Papierhandling beim Rechnungslegungsprozess. Gesucht wurde daher eine Möglichkeit, diese Prozesse zu automatisieren, um so einen effizienten Warenumlauf bei gleichbleibender höchster Qualität zu garantieren und darüber hinaus – vor allem in der Rechnungslegung – erhebliche Zeit- und Kosteneinsparnisse zu realisieren.

„Die Anbindung aller Partner wurde erheblich durch den Support von EDITEL erleichtert, von der direkten Kontaktaufnahme bis hin zur Unterstützung unserer Lieferanten. Durch die internationale Reichweite der eXite®-Plattform, konnten wir auch Partner in Kroatien, der Tschechischen Republik, Italien, Serbien, Slowakei oder Montenegro problemlos anbinden.“ – Stefan Unterlader, Director of Group Purchasing IMS&POS Systems

EDI für Falkensteiner: Alle Lieferanten über eine Schnittstelle

Mit dem EDI-Service eXite® der EDITEL hat Falkensteiner die ideale Lösung gefunden. Über nur eine Schnittstelle zu eXite® erreicht die Hotelgruppe all seine Lieferanten. Derzeit sind zwischen 120 und 130 Partner angebunden und tauschen elektronische Artikelstammdaten (PRICAT), Lieferscheine (DESADV) und Rechnungen (INVOIC) aus. Und dies auch international: Der Einkauf von rund 33 Hotels in sieben Ländern wird auf diese Weise zentral über eXite® koordiniert, wobei die Lieferanten jeweils aus verschiedenen Ländern und verschiedenen Branchen kommen.

Integrierte ERP-Schnittstelle

Durch die Nutzung elektronischer Warenbeschaffungsprozesse profitiert die Gruppe zudem von aktuellen und korrekten Lagerbeständen, wodurch eine erhebliche Vereinfachung der Inventur möglich ist. Die automatisierte Verarbeitung der Daten im unternehmenseigenen ERP-System, implementiert durch Softwarepartner Delegate-Group, reduziert zusätzlich die Notwendigkeit manueller Eingriffe und erhöht maßgeblich die Datenqualität.

Die elektronische Rechnung sorgt bei FMTG – vor allem bei Lieferanten mit hohem Belegvolumen – für mehr Qualität in der Rechnungsstellung, Einsparungen in der Rechnungsprüfung sowie für eine geringere Reklamationsquote. Kostensparend und effizient kann die FMTG so ihre Warenbeschaffung inkl. Rechnungslegung abwickeln. Mit der Einführung des Archivs wurde bei Falkensteiner 2018 der letzte Prozessschritt hin zu einer durchgehenden EDI-Kommunikation erfolgreich abgeschlossen. Dabei werden nicht nur Rechnungen im EDIFACT-Format, sondern auch alle anderen Rechnungen aus dem Warenwirtschaftssystem in Form eines PDFs automatisch in dieses Archiv exportiert.

Vorteile durch EDI bei FMTG

• Korrekte und aktuelle Artikelstammdaten
• Aktuelle Lagerbestände durch elektronischen Lieferschein
• Vereinfachte Inventur
• Einfache Anbindung zusätzlicher Geschäftspartner, auch international
• Support und Beratung der Geschäftspartner vor, während und nach dem Roll-out durch EDITEL
• Zeit- und Kostenersparnis in der Rechnungslegung
• Gesetzeskonforme Archivierung