EDI im Home-Office: Abschied von der Zettelwirtschaft

KMUs nehmen Abschied von der Zettelwirtschaft

Vor allem bei KMUs sind Belege in Papierform oft noch gängi­ge Praxis. In den mittlerweile fast schon üblichen Zeiten von Home-Office ist das eine enorme Herausforderung, zumal die Schriftstücke auch noch an die Firmenadresse geschickt wer­den. „Derzeit setzt bei etlichen Unternehmen ein Umdenken im Bereich der jahrelangen Zettelwirtschaft ein. Gefragt sind vor allem einfache Lösungen zur Digitalisierung von Rechnungen“, erklärt Gerd Marlovits, Geschäftsführer von EDITEL. Automa­tisch generierte PDF-Rechnungen und Online-Rechnungsportale dienen oft als Einstieg in die Welt des Elektronischen Datenaus­tausches (EDI).

Wenn zwei große Unternehmen miteinander Geschäfte machen, ist die Rechnungslegung in der Praxis sehr einfach, denn sie betreiben Elek­tronischen Datenaustausch (EDI) über die interna­tionale Datendrehscheibe eXite®. „Die digitalen Be­lege werden dabei beispielsweise automatisch ins Buchhaltungssystem übernommen und können von Mitarbeitern weiterbearbeitet werden. Meist kann das ortsunabhängig, also vermehrt auch im Home-Office, passieren, denn viele Unternehmen verfügen über sichere VPN-Zugänge zu ihren Sys­temen“, erklärt Gerd Marlovits, Geschäftsführer von EDITEL. Anders läuft es hingegen bei Unternehmen, die Abläufe noch papierbasiert abwickeln. „Physische Geschäftsdokumente erfordern logi­scherweise auch physische Präsenz bei der Bearbeitung“, so Marlovits.

EDI im Home-Office – automatisierte Rechnung per PDF

Gerade in den letzten Monaten, den Um­ständen der Corona-Krise geschuldet, wurde das Thema Digitalisierung als Vo­raussetzung für Home-Office zuneh­mend präsenter. Die vielfache Abwesen­heit im Büro – die möglicherweise auch nach der Krise noch öfters der Fall sein wird – kann dazu führen, dass Geschäfts­prozesse ins Stocken geraten, Aufträge nicht bearbeitet oder Fakturen nicht ge­legt werden können.

„So überrascht es auch nicht, wenn viele Unternehmen versuchen, aus der Not eine Tugend zu machen – sprich, möglichst rasch und unkompliziert papierbasierte Abläufe zu digitalisieren, um Belege von überall zu­gänglich zu machen. Rechnungsempfän­ger setzen beispielsweise nun verstärkt auf PDF-Rechnungen anstelle von Pa­pier“, weiß Marlovits.

Alternativ kom­men auch Online-Portale (sogenannte Web-EDI-Portale) zum Einsatz, um spe­ziell KMU-Lieferanten die Möglichkeit zu geben, Aufträge abzurufen, Rechnun­gen zu erfassen und direkt dem Kunden zu übermitteln. Dadurch werden Zah­lungsverzögerungen vermieden, die Li­quidität auf Lieferantenseite erhöht und letztendlich eine funktionierende Versor­gungskette sichergestellt.

EDI-Integration ermöglicht strukturierten Datenaustausch auch im Home-Office

„PDF-Rechnungen per E-Mail anstelle von Papier sind sicherlich ein adäqua­tes Mittel, um den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung des Rech­nungsprozesses zu machen. Da gibt es durchaus vernünftige Lösungen, die unter anderem auch den Übermittlungs­status nachvollziehbar machen“, er­gänzt Marlovits. Dennoch empfiehlt es sich in einem weiteren Schritt, die Da­ten strukturiert – also in EDI-Formaten – auszutauschen, um durch eine voll­ständige Integration in den Genuss wei­terer Vorteile zu kommen. „Vereinfacht gesprochen beinhaltet das den Emp­fang, die Übernahme beziehungsweise Freigabe sowie die gesetzliche Archi­vierung der Rechnungsbelege. Wir können hier auf bestehende Schnittstel­len aufsetzen und kundenspezifisch den jeweiligen digitalen Rechnungskanal bedienen“, so Marlovits weiter.

Auf die Mischung kommt es an

 Ob nun Rechnungsportal, PDF per E-Mail oder vollständig integrierte EDI-Lösung hängt von den jeweiligen Gegebenheiten und Bedürfnissen der Unternehmen ab. „Eines scheint klar: Um möglichst alle Geschäftspartner di­gital an Bord zu haben, wird es wohl einer Kombination der unterschiedli­chen Ansätze bedürfen“, sagt Mar­lovits. Die Lieferantenstruktur eines Handelskonzerns birgt in sich bereits ein breites Spektrum. Ähnlich verhält es sich bei großen Herstellern, die eine Vielzahl an Kunden aus unterschiedli­chen Branchen beliefern.

„Ein Friseur benötigt etwas anderes als eine Droge­riekette. Es kommt also auf die richtige Mischung an. Letztendlich ergänzen sich die Ansätze zu einem Gesamtkon­zept“, fasst Marlovits zusammen.

Ob nun verstärkt durch die jüngsten Erfahrungen aus der Krise oder dem allgemeinen Trend zur Digitalisierung folgend: Das – zugegebenermaßen nie­mals vollständig – papierlose Büro rückt Stück für Stück näher und EDI als „En­abling Technology“ wird dabei weiter an Bedeutung gewinnen – und das nicht nur in Zeiten von Home-Office.