Der Umstieg von Web-EDI auf integrierte Lösungen

Wann zahlt sich der Umstieg von Web-EDI auf integrierte Lösungen aus?

Als erfolgreiche Unternehmerpersönlichkeit bzw. erfahrene/r ManagerIn kennen Sie wahrscheinlich folgendes Problem nur zu gut: Im Zuge des Wachstums müssen Sie die Ressourcen Ihres Betriebs stetig vergrößern und die Abläufe immer stärker professionalisieren. Sie haben bereits den ersten Schritt zur elektronischen Auftragsabwicklung bzw. Rechnungslegung getan, fragen sich jedoch vielleicht: Wann ist der ideale Zeitpunkt, diese Prozesse vollständig zu automatisieren, also von einem Web-Portal auf eine integrierte Lösung umzusteigen? Zwar ist Web-EDI die ideale Einstiegslösung für KMU, um Bestellungen, Rechnungen oder auch Lieferscheine mit KundInnen semi-automatisch abzuwickeln, aber irgendwann will man einfach noch mehr. Mit diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen deshalb bei der Beantwortung diverser Fragen rund um die Erweiterung Ihres EDI-Spektrums behilflich sein.

Was ist überhaupt der Unterschied zwischen Web-EDI und integrierten EDI-Lösungen?

Der Elektronische Datenaustausch (EDI) über ein Online-Portal kann ein einfacher Einstieg in die Welt von EDI sein. Steigt hingegen die Anzahl der Handelspartner bzw. das Belegvolumen, ist ein Umstieg auf integrierte Lösungen meistens sinnvoll. Sie können Web-EDI zwar von jedem internetfähigen PC aus bequem nutzen, jedoch besteht dort keine integrierte Verbindung zu Ihrem ERP bzw. Warenwirtschaftssystem (WWS). Diese Anbindung wäre allerdings Voraussetzung für die automatische Weiterverarbeitung sämtlicher Warenbeschaffungsprozesse direkt im ERP bzw. WWS – und das mit nur einer Import/Export-Schnittstelle für alle Geschäftspartner. Für das Handling von unterschiedlichen Datenformaten oder Kommunikationskanälen gibt es SpezialistInnen.

Gibt es unterschiedliche Varianten bei der Implementierung?

Je nach vorhandener IT-Ausstattung Ihres Unternehmens gibt es tatsächlich zwei Varianten zur Implementierung: Inhouse oder als Managed EDI-Service (oder auch: EDI aus der Cloud). Im letzteren Fall bietet der EDI-Dienstleister ein „Rundum-Sorglos-Paket“: der gesamte Betrieb, die Anbindung neuer Partner, laufende Updates und der Kundensupport werden vom Dienstleister übernommen. Wir bei EDITEL legen zusätzlich noch großen Wert darauf, dass Ihre Daten in Österreich verarbeitet werden – regionale Wertschöpfung inklusive.

Ist der Umsatz die richtige Kennzahl, um über ein „EDI Upgrade“ nachzudenken?

Natürlich sind steigende Umsätze in gewisser Weise auch ein Anzeichen dafür, dass es notwendig ist, die EDI-Ressourcen zu überprüfen und gegebenenfalls ein „Upgrade“ vorzunehmen. Schließlich geht damit oft auch ein vermehrtes Aufkommen von Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten einher. Ein sehr wichtiges Entscheidungskriterium ist aber auch die Anzahl der Geschäftspartner, die über EDI erreicht werden sollen.

Also doch eher nach Anzahl meiner Kunden bzw. Lieferanten gehen?

Steigt die Anzahl Ihrer Geschäftspartner, steigt im Normalfall auch der Bedarf von KundInnen nach Elektronischem Datentausch. Mitunter das wichtigste Kriterium ist jedoch das Belegvolumen: zwei Bestellungen in der Woche sind keine große Herausforderung. Sind es hingegen zwanzig, steigt der Aufwand schon deutlich und es empfiehlt sich jedenfalls, über eine direkte EDI-Anbindung des ERP/WWS nachzudenken. Und last but not least ist es natürlich auch eine Frage des Innovationsanspruches, ob man Datenerfassung im Jahr 2023 weiterhin manuell machen möchte, wenn es kostengünstige Alternativen gibt.

Ab wie vielen Belegen sollte ich also mein System aufrüsten?

Das fragen uns Kunden immer wieder! Eine exakte Zahl gibt es nicht. Müssen Sie zum Beispiel plötzlich 500 statt 50 Rechnungen mit mehreren Geschäftspartnern pro Monat austauschen, ist das eigentlich ein klares Signal dafür, auf eine voll integrierte Variante umzusteigen. Überhaupt ist in Zeiten zunehmender Digitalisierung vermehrt von Anfragen in Richtung EDI auszugehen. Somit gilt: eine Investition in eine bessere EDI-Lösung ist eine Investition in die Zukunft. Und der sogenannte „Return On Investment“ lässt nicht lange auf sich warten, da dadurch Hand in Hand Personalaufwand reduziert werden kann, bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung durch die Vermeidung von Fehlern.

Was erspare ich mir durch „vollständiges“ EDI?

Eines vorweg: Ihre Geschäftspartner merken in der Regel gar keinen Unterschied, ob Sie die Daten für einen Lieferschein oder eine Rechnung mittels Web-Portal händisch eintippen oder direkt aus dem Warenwirtschaftssystem versenden. Das ist auch so erwünscht. Hauptsache die Datenqualität und der Workflow passen. Während Sie in einem Web-EDI Portal jedoch noch einige Daten manuell erfassen oder ergänzen müssen, fällt dies bei einer integrierten EDI-Lösung weg. Das schafft freie Kapazitäten, die gerade bei wachsenden Unternehmen sehr wertvoll sind und dann künftig für das Kerngeschäft eingesetzt werden können.

Mit welchen Kosten muss ich bei einem Umstieg rechnen?

Bei integrierten Lösungen fällt ein gewisser Aufwand für die Implementierung an. Dieser amortisiert sich erfahrungsgemäß aber sehr rasch. Bisher hat unseres Wissens nach noch keiner unserer KundInnen den Umstieg bereut.

Für eine Beratung über die individuellen Kosten und den Umstieg stehen Ihnen meine KollegInnen und ich jederzeit gerne zur Verfügung. Bitte benützen Sie dazu einfach die Kontaktbox (rechts) und übermitteln Sie uns Ihre Anfrage oder rufen auch gerne direkt an.

Zur Person

Neda Egger
Business Development Managerin von EDITEL Austria