Der Einsatz von EDI im Online-Handel

Auf dem Weg zum perfekten Geschäftspartner im Online-Handel

Manche Online-Händler bieten Produkte im Internet an, kommen aber mit der Ware physisch nicht in Kontakt. Um Lagerhaltung und Verpackung sowie den Versand an die EndkundInnen kümmern sich nämlich ihre jeweiligen Dropshipping-Partner. Damit die Zusammenarbeit der Unternehmen reibungslos funktioniert, empfiehlt es sich – und ist in der Praxis auch üblich – dass die Geschäftspartner Elektronischen Datenaustausch (EDI) betreiben. Das gilt im Übrigen auch dann, wenn kein Dropshipper zwischengeschaltet ist. Jeder Produzent, der mit Online-Händlern kooperiert, kann mittels EDI wie folgt seine Arbeitsabläufe professionalisieren.

Was im stationären Handel seit Jahrzehnten Usus ist, gehört mittlerweile auch im Online-Handel zum guten Ton. Professionelle Händler, Lieferanten und Warenhersteller tauschen ihre Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen nicht mehr per E-Mail oder gar auf dem Postweg aus, sondern mittels Elektronischem Datenaustausch (EDI). Von zentraler Bedeutung ist das auch für sogenannte Dropshipper und ihre Online-Handelspartner, die sich um das Marketing und den Vertrieb kümmern. Dabei bieten Online-Händler Waren im Internet an, delegieren aber sofort nach Eingang einer Bestellung die logistischen Aufgaben an einen oder mehrere Partner. Das heißt, Lagerhaltung, Verpackung, Auslieferung und sogar das Retourenmanagement erledigen spezialisierte Dropshipping-Partner. Manchmal sind das praktischerweise gleich die Produzenten der Waren selbst.

Wenn Sie selbst so ein Warenproduzent, Importeur oder Großhändler sind, der bislang vielleicht ausschließlich den stationären Handel beliefert hat und nun auch den Online-Handel beliefern möchte, haben Sie also gleich mehrere Chancen.

Welche Chancen habe ich im Online-Handel?

Sie können …

• Ihre bisherigen stationären Handelspartner bei deren Expansion im Online-Handel begleiten,
• mit neuen Online-Händlern kooperieren und diese mit Waren beliefern,
• als Dropshipper fungieren, indem Sie mit Händlern kooperieren, die keine Lagerhaltung betreiben wollen und auch die Abwicklung des Versands an Sie übertragen,
• oder natürlich auch alle drei skizzierten Vertriebsoptionen im Internet auf einmal nutzen.

Zugegeben, Option Nummer vier mutet auf den ersten Blick nicht nur recht lukrativ an, sondern auch sehr arbeitsaufwendig. Vor allem, wenn man bedenkt, dass in weiterer Folge von mehreren Geschäftspartnern gleichzeitig Bestellungen bei Ihnen einlangen können. In weiterer Folge müssen Sie Bestell- und Versandbestätigungen versenden, fakturieren und die Rechnungen dann auch noch archivieren. Ach ja – und Retouren sowie die damit verbundenen Gutschriften und Ersatzbestellungen gibt es ja auch noch.

Um hier jederzeit die Kontrolle und den Überblick zu bewahren, ist der Elektronische Datenaustausch enorm wichtig. Und das Schöne daran ist: EDI funktioniert im Online-Handel im Prinzip ganz genauso wie im stationären Handel. Sie können mittels EDI alle Geschäftspartner mit einer einzigen Anbindung an die Datendrehscheibe eXite^® bequem erreichen und können auch die Aufgabe der Datenkonvertierung an einen EDI-Dienstleister übertragen.

Wie könnte EDI bei Dropshippern ablaufen?

Wenn Sie Produzent sind und als Dropshipper fungieren, sieht im Idealfall der technische Ablauf bei EDI wie folgt aus: Sofort nachdem ein/e EndkonsumentIn bei einem Händler eine Bestellung aufgegeben hat, wird der Elektronische Datenaustausch zwischen den Geschäftspartnern in Gang gesetzt. Der Händler schickt Ihnen eine Bestellung (ORDERS). Sie informieren den Händler in weiterer Folge über die Auslieferung der Ware an dessen KundIn  (DESADV = Lieferschein) und schicken dem Händler später auch gleich die Rechnung (INVOIC). Dieser „EDI-Regelkreis“ erfordert kaum noch händisches Eingreifen. Jede Transaktion lässt sich im Nachhinein rückverfolgen und es sind natürlich auch keine Papierdokumente mehr im Spiel.

Wann zahlt sich EDI im Online-Handel besonders aus?

Vor allem in Branchen mit hoher Bestell- und Abrechnungsfrequenz ist integriertes EDI von großem Vorteil. Der Personaleinsatz ist minimal und das System ist Tag und Nacht zuverlässig im Einsatz. Damit die unterschiedlichen Warenwirtschaftssysteme (ERP) der Geschäftspartner miteinander kommunizieren können, werden die Daten automatisiert mittels Schnittstellen exportiert, in eine EDI-Sprache konvertiert, mittels Datendrehscheibe eXite^® zum Geschäftspartner transportiert und dort wieder in das jeweils passende Format konvertiert. An unsere EDI-Plattform eXite^® sind apropos bereits mehr als 20.000 Unternehmen angebunden – und es werden immer mehr; genauso wie der Anteil der Internetuser, die online einkaufen (siehe Grafik).