Daten über eXite weltweit austauschen

So funktioniert die EDI-Datendrehscheibe eXite

Die Datendrehscheibe eXite wird mittlerweile von mehr als 20.000 Unternehmen weltweit genutzt. Dennoch hat diese Clearingstelle für den Elektronischen Datenaustausch (EDI) für viele Menschen noch immer etwas Mystisches an sich: Laufen die Daten eigentlich über das Internet? Brauche ich zu Beginn eine neue Hardware, ein anderes Betriebssystem oder gar eine spezielle Firewall? Und welche Monitoring-Funktionen bietet mir eXite? Diese und etliche weitere Fragen beantworte ich Ihnen gerne in diesem EDI Blog Beitrag.  

Unzählige Branchen lassen mittlerweile ihre elektronischen Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen und andere Geschäftsdokumente über die Plattform eXite laufen. Ganz gleich, ob nun ein österreichischer Kfz-Zulieferer einen deutschen Autokonzern Just-in-Time beliefert oder ein Gemüseproduzent aus dem Burgenland einen großen Lebensmitteleinzelhändler täglich mit frischen Waren versorgt, eXite arbeitet so präzise und verlässlich im Hintergrund wie ein Schweizer Uhrwerk. Dafür sorgen zahlreiche ausgeklügelte Features. Doch warum ist das so? Beginnen wir am besten ganz von vorne mit ein paar simplen Fragen und Antworten.

Benötigen meine MitarbeiterInnen eine neue Hardware, damit mein Unternehmen an eXite angeschlossen werden kann?

Nein, in der Regel nicht. Bei den sogenannten integrierten Lösungen wird das Warenwirtschaftsprogramm bzw. ERP-System (Enterprise Resource Planning) Ihres Unternehmens mittels Schnittstellen an eXite angeschlossen. Dadurch müssen Bestellungen nicht mehr erfasst werden, sondern gelangen fehlerfrei und ohne Zeitverlust in das ERP-System. Ebenso können Lieferscheine, Rechnungen und andere Dokumente direkt aus dem Warenwirtschaftssystem an die Systeme der Geschäftspartner gesendet werden. Durch die Anbindung an eXite werden diese Daten anschließend automatisiert mit den vordefinierten Geschäftspartnern ausgetauscht.

Wie wird sichergestellt, dass die Daten an den richtigen Geschäftspartner zugestellt werden?

Zu diesem Zweck werden weltweit an jedes Unternehmen, das am Elektronischen Datenaustausch teilnimmt, einheitliche Adressierungen vergeben – beispielsweise sogenannte GLNs (Global Location Numbers) in der Konsumgüterbranche. In Österreich vergibt diese Nummern GS1 Austria. In der Automobilbranche ist dies z. B. die ODETTE-ID. Es geht letztendlich aber überall um die eindeutige Identifikation von Unternehmen. Diese Identifikationsnummern sind in gewisser Weise mit einer IP-Adresse vergleichbar, die jedes Gerät zugewiesen bekommt, das ans Internet angebunden ist.

Was ist, wenn das Internet ausfällt? Oder es kommt zu einem „Blackout“?

eXite selbst läuft in einem abgesicherten Rechenzentrum und funktioniert dank Notstromversorgung sogar bei einem großen Stromausfall weiter. eXite hat zudem eine hochverfügbare Internetanbindung und kann daher auch bei Internetausfällen völlig problemlos weiterkommunizieren. Wenn einmal die eigene Internetverbindung ausfallen sollte, ist eXite weiterhin „on-air“ und übermittelt die Daten, sobald die Gegenstelle wieder verfügbar ist.

eXite wird von mehr als 20.000 Unternehmen genutzt. Bedeutet das, dass ich mit mehr als 20.000 Unternehmen Elektronischen Datenaustausch betreiben kann?

Noch besser! Sie sind mittels eXite sogar an alle EDI-NutzerInnen weltweit angebunden. Dem Datenaustausch sind weder geographische noch virtuelle Grenzen gesetzt. In der Praxis ist eXite in der Lage, mit jedem EDI-fähigen Unternehmen weltweit Daten auszutauschen.

Und was ist, wenn ich gar kein (Warenwirtschafts-)System verwende?

Dann ist sogenanntes Web-EDI eine gute Alternative. In diesem Fall werden die elektronischen Belege, wie Bestellungen (ORDERS – Order), Rechnungen (INVOIC – Invoice), Lieferscheine (DESADV – Despatch Advice) oder andere Geschäftsdokumente, einfach über ein Web-Formular abgewickelt. eXite sorgt im Hintergrund dafür, dass die Daten auch verlässlich bei Ihrem Geschäftspartner ankommen. Diese Alternativlösung wird oft von kleineren Unternehmen gewählt, die manchmal nicht über das notwendige Know-How verfügen.

Wie behält man bei vielen Transaktionen den Überblick?

Das ist kein Problem, denn mit den eXite Online-Tools wird volle Transparenz gewährleistet. Jede einzelne Datenübermittlung wird bei eXite lückenlos protokolliert. Über die eXite Online-Services haben Sie jederzeit den vollständigen Überblick, welche Dokumente Sie übermittelt oder welche Sie empfangen haben. Eine gezielte Suche ermöglicht einzelne Belege oder auch Transaktionen über einen gewissen Zeitraum abzufragen. Das geht soweit, dass Sie einzelne Geschäftsfälle über Belegreferenzen verknüpfen können und somit sehen, ob irgendwo noch Daten ausständig sind. Beispielsweise: Gibt es zu einer Bestellung auch einen passenden Lieferschein und zu jedem Lieferschein auch eine Rechnung? E-Mail-Reports über den Zustellstatus Ihrer Nachrichten erhöhen die Übersichtlichkeit zusätzlich. Ähnlich wie bei einem Cockpit im Flugzeug können Sie mittels smartem Dashboard täglich alle Aktivitäten überwachen.

Werden zusätzliche Firewalls oder Internet-Security-Lösungen für die Nutzung von eXite benötigt?

Zusätzliche Investitionen zu den bestehenden Lösungen sind in der Regel nicht nötig. Aber EDI setzt natürlich eine Verbindung in die Außenwelt voraus. Daher erklären wir Ihnen im Vorfeld ganz genau, welche Vorkehrungen bei der bestehenden Firewall zu treffen sind und wie die Kommunikation erfolgen soll. eXite selbst hat ein mehrstufiges Firewall-Konzept für höchste Sicherheit. Die Datenübermittlung erfolgt ausschließlich verschlüsselt, die Übermittlungsprotokolle sind digital signiert und die Server werden permanent überwacht. Zudem gibt es regelmäßige Auditierungen und Penetrationstests der gesamten Infrastruktur. eXite ist rund um die Uhr erreichbar.

Gibt es auch einen technischen Support, der rund um die Uhr erreichbar ist?

Selbstverständlich! Bei technischen Notfällen außerhalb unserer Geschäftszeiten können Sie unseren technischen Helpdesk telefonisch rund um die Uhr erreichen.

Meine KollegInnen und ich stehen Ihnen aber natürlich auch gerne für all Ihre anderen Fragen zur Verfügung. Bitte benützen Sie dazu einfach die Kontaktbox (rechts) und übermitteln Sie uns Ihre Anfrage.

Zur Person

Alexander Schaefer
CIO bei EDITEL Austria