Alle Fragen und Antworten rund um Web-EDI für KMU

Web-EDI ist als EDI-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) wie geschaffen. Warum das so ist? Das erkläre ich Ihnen in diesem Beitrag.

Haben Sie schon einmal von Web-EDI gehört und sich gefragt, ob das nicht auch etwas für Ihr Unternehmen wäre? Oder wurde Ihnen die Web-EDI-Anbindung von einem Ihrer Handelspartner als gute Einstiegslösung für KMU ans Herz gelegt? Als Experte beim internationalen EDI-Dienstleister EDITEL bin ich täglich mit Fragen rund um den Elektronischen Datenaustausch von Geschäftsdokumenten über das Web (also das sogenannte Web-EDI) konfrontiert. Nachfolgend habe ich Ihnen deshalb nützliche Antworten sowie Tipps und Hinweise speziell für KMU zusammengefasst.

Warum soll ich Web-EDI nutzen?

Angenommen Ihr Unternehmen produziert Gemüse, züchtet Fische oder verarbeitet Frischfleisch und beliefert damit den Handel. Und angenommen Sie bekommen Ihre Bestellungen noch nicht in „zeitgemäßer“, elektronischer Form. Dann erhalten Sie wahrscheinlich die Bestellungen vom Handel noch per E-Mail, Fax – oder wenn es ganz dringend ist – auch per Telefon. Diese Bestelldaten erfassen Sie manuell, um anhand derer Ihre Lieferungen zusammenzustellen. In weiterer Folge kommissionieren Sie die Produkte, stellen einen Lieferschein aus und übermitteln die Rechnung per Post. Schlussendlich müssen Sie die Dokumente noch archivieren. Vermutlich legen Sie dazu die Ausdrucke der Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Korrekturen etc. in einer Mappe ab. Der ganze Ablauf ist nicht nur ziemlich umständlich, sondern auch enorm fehleranfällig.

Wie funktioniert EDI über das Web konkret. Bitte um ein praktisches Beispiel für KMU …

Nun nehmen wir an, Sie sind ein Weinbauer, der den Einzelhandel beliefert. Der Handel kann Ihnen als Web-EDI-Nutzer eine Bestellung in einem standardisierten Format direkt und praktisch in Echtzeit digital übermitteln. Elektronische Bestellungen heißen in der Fachsprache übrigens ORDERS. Sofort bekommen Sie per E-Mail eine Verständigung über die eingegangene Bestellung. Sie loggen sich mit Ihren Zugangsdaten in das Web-Portal ein und rufen die Bestellung samt dem gewünschten Lieferdatum ab. Wenn Sie die Ware kommissioniert und für den Versand vorbereitet haben, kündigen Sie dem Kunden die Lieferung über das Portal an und übermitteln automatisch den Lieferschein (DESADV). Die meisten Daten werden praktischerweise aus der zuvor erhaltenen Bestellung gleich direkt übernommen. Danach generieren Sie anhand dieser Daten und auf Basis der vereinbarten Preise und Zahlungskonditionen auch gleich die Rechnung (INVOIC). Fertig. All diese Schritte können sowohl Sie als auch Ihr Kunde aus dem Handel transparent nachvollziehen. Auch die Archivierung der Dokumente kann revisionssicher elektronisch im Portal erfolgen.

ORDERS, DESADV … wozu muss ich das alles wissen?

Keine Sorge, es gibt nur eine Handvoll Fachausdrücke, die Sie sich mit der Zeit merken sollten. Vereinfacht gesagt, basiert das Ganze auf einer EDI-Sprache, die auf der ganzen Welt von den Nutzern verstanden wird. Sie nennt sich EDIFACT. Genau genommen gibt es zwar mehr als 200 EDIFACT-Nachrichtentypen, aber bei Web-EDI-Portalen für KMU sind in der Praxis nur sehr wenige im Einsatz – und dazu zählen eben ORDERS, DESADV oder INVOIC. Wenn Sie sich jetzt vielleicht noch wundern sollten, warum von INVOIC die Rede ist und nicht vom englischen Wort für Rechnung – INVOICE – dann sollten Sie noch wissen, dass die Abkürzungen der Nachrichtentypen immer einheitlich aus sechs Großbuchstaben bestehen. Das noch ergänzt um die GLN (= Global Location Number) zur Identifikation Ihres Unternehmens und die EAN-Nummer (auch GTIN oder Global Trade Item Number genannt) zur Produktidentifikation. Und das war’s auch schon wieder mit dem EDI-Sprech.

Was ist der Unterschied zu vollkommen integrierten EDI-Systemen?

Hochleistungsfähige EDI-Systeme für Großunternehmen bieten natürlich eine unzählige Fülle von technischen Möglichkeiten und Vorteilen. Sie erfordern aber auch eine sorgfältige Implementierung in den vorhandenen Warenwirtschafts- und sonstigen EDV-Systemen. Für Unternehmen mit weniger Geschäftsdokumenten ist kostengünstiges EDI über ein Web-Portal hingegen oft ausreichend. Der Zugriff erfolgt ähnlich wie bei Web-Mail (GMX, Gmail, …) übers Internet, sodass ein Computer und Internetzugang als Grundvoraussetzungen genügen. Es ist auch kein zusätzlicher Implementierungsaufwand im Unternehmen erforderlich und der Austausch von Geschäftsdokumenten kann sofort starten. Das Web-EDI-Portal von EDITEL nennt sich übrigens tradeIT und man kann damit alle wichtigen österreichischen Handelspartner in deren „Sprache“ erreichen.

Ein Handelspartner meines Unternehmens möchte, dass ich auf EDI umsteige. Welchen Grund könnte das haben?

Aus Effizienzgründen haben große Handelsunternehmen natürlich Interesse daran, dass möglichst viele Konsumgüterhersteller, die sie mit Waren beliefern, eine EDI-Anbindung haben. Dadurch bekommen sie alle Daten in strukturierter Form und können diese automatisiert in ihren eigenen IT-Systemen weiterverarbeiten. Bei renommierten Unternehmen, wie beispielsweise SPAR, Billa, Billa Plus, Penny, Metro, Handelsmitglieder der Markant-Organisation oder auch den Diskontern, hat sich der Elektronische Datenaustausch von Geschäftsdokumenten (EDI) seit vielen Jahren bewährt. Ein großer Vorteil von Web-EDI ist übrigens, dass dort die Lieferanten-, Händler- und Artikelstammdaten hinterlegt werden können. Diese werden dann automatisch in die Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen übernommen. Oder wie man in der EDI-Fachsprache sagen würde: Diese werden dann automatisch in ORDERS, DESADV und INVOIC eingefügt.

Wo erhalte ich kompetente Beratung, wenn ich weitere Fragen zum Elektronischen Datenaustausch für KMU habe?

Bei weiteren Fragen sind Ihnen meine Kollegen und ich gerne behilflich.

Zur Person

Neda Egger
Business Development Managerin von EDITEL Austria.