Kosten reduzieren durch EDI-Umstieg

Eine Frage der Kosten: Ab wann zahlt sich EDI für mein Unternehmen aus?

Keine Frage: Es wäre enorm praktisch, wenn Sie künftig sämtliche Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen nicht mehr mittels Fax, E-Mail oder gar Brief mit Ihren Geschäftspartnern austauschen müssten, sondern alles automatisch mittels Elektronischem Datenaustausch (EDI) läuft. Wie die Erfahrungen zeigen, sinkt auch die Fehleranfälligkeit spürbar. Hinzu kommt: Wenn durch Prozessautomatisierung MitarbeiterInnen für andere Aufgaben freigespielt werden können, ergibt sich dadurch zusätzliches Potenzial. Unbestritten ist außerdem, dass unter Einbeziehung aller Faktoren die Kosten durch EDI deutlich gesenkt werden können.

Eine alte Kaufmannsregel hat auch jetzt ihre Gültigkeit nicht verloren: Es ist bequemer einen Euro einzusparen, als einen Euro durch harte Arbeit mühsam zu erwirtschaften. Eine häufig gestellte und sehr berechtigte Frage im Bereich des Elektronischen Datenaustausches (EDI) lautet daher: Wie viel kann sich mein Unternehmen bei der Umstellung von papierbasierten Rechnungen auf e-Rechnungen unter dem Strich ersparen? Und wie viele Euros bleiben mir mehr in der Geschäftskassa, wenn ich gleich den kompletten Order2Cash-Prozess auf Elektronischen Datenaustausch umstelle? Wenn also vom Eingang einer Bestellung bis zur Rechnungslegung der gesamte Prozess digitalisiert wird? Aber schön der Reihe nach.

Individuelle Faktoren

Eines gleich vorweg, die individuellen Einsparungen der Kosten sind natürlich immer von mehreren Faktoren abhängig – nämlich: Wie wurde der Austausch der Geschäftsdokumente bislang praktiziert (per Post, Fax, E-Mail,…)? Mit wie vielen Partnern möchte ich künftig EDI machen? Wie hoch ist das Dokumentenaufkommen pro Jahr? Wie sieht es mit der vorhandenen technischen Infrastruktur aus? Über welches Know-how und Preismodell verfügt ein EDI-Dienstleister, den ich mit der Anbindung betraue? Etc.

Allein bei der Rechnung gibt es hohes Einsparpotenzial

Abgesehen von den individuellen Einflussfaktoren gibt es internationale Berechnungen bzw. Studien, die sehr aufschlussreich punkto ungefährem Kosteneinsparungspotenzial sind. Beginnen wir am besten gleich mit einem aus EDI-Sicht besonders interessanten Dokument, nämlich der Rechnung. Eine wichtige Differenzierung bei der Eruierung der Einsparungen der Kosten ist natürlich, ob Sie die Rechnung empfangen oder derjenige sind, der sie ausstellt und verschickt.

Eine Studie von Billentis widmete sich dem Einsparungspotenzial durch e-Rechnungen, die ich Ihnen auszugsweise an dieser Stelle präsentieren möchte.

Beispielrechnung: