10 Tipps: So vermeiden Sie Fehler bei EDI

Alles automatisiert, oder doch noch manuelle Verarbeitung? Können auch mal EDI-Fehler auftreten?

Der Elektronische Datenaustausch (EDI, Electronic Data Interchange) ist ein perfektes Instrument zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. Vor allem bei integrierten Lösungen läuft vieles automatisiert ab. Fehlerquellen werden weitgehend ausgeschlossen, weil kaum mehr manuelle Eingriffe notwendig sind. Doch bevor alles richtig rund läuft, gibt es ein paar grundlegende Dinge, die Sie unbedingt beachten sollten. Welche das sind, erkläre ich Ihnen gerne in diesem EDI Blog Beitrag.

1. Wählen Sie eine EDI-Lösung, die der Anzahl Ihrer EDI-Partner und Ihres Belegaufkommens gerecht wird!

Ein Patentrezept für DIE ideale EDI-Lösung gibt es nicht. Haben Sie potenziell nur wenige EDI-NutzerInnen als Geschäftspartner und noch dazu ein überschaubares Belegaufkommen, dann tut es auch eine kostengünstige Web-EDI-Lösung, bei der Sie die Daten über den Web-Browser eingeben. Für die angebundenen Geschäftspartner sind Sie dadurch voll EDI-fähig. Umgekehrt sollten Sie bei hohem Belegaufkommen und vielen EDI-fähigen Partnern unbedingt eine integrierte Lösung wählen. Denn dabei werden alle Belegdaten automatisch von Ihrem ERP-System übernommen bzw. die externen Daten eingespielt. Zudem reicht die Anbindung an eine einzige EDI-Plattform, denn mit eXite können Sie alle Partner erreichen. Alle weiteren Anbindungen an andere Plattformen würden Sie nur vor unnötige Herausforderungen punkto Technik, Sicherheit, Monitoring oder Administration stellen.

2. Denken Sie alle elektronischen Prozesse vorab bis zum Schluss durch!

Sollten Sie anfangs nur einzelne Dokumente, wie zum Beispiel elektronische Bestellungen, über EDI austauschen wollen, ist es von großem Vorteil, wenn Sie trotzdem bereits den Workflow mit Lieferscheinen, Rechnungen und anderen Belegen mitdenken. E-Rechnungen bieten für Lieferanten die meisten Vorteile. Wenn diese schnell, fehlerfrei und automatisiert gesendet werden, führt das in der Regel auch dazu, dass Ihre Lieferforderungen rascher beglichen werden. Die größten Synergien erzielen Sie natürlich mit einem durchgängigen Prozess – und mit jedem zusätzlich angebundenen EDI-Partner erhöhen sich die Synergien.

3. Aktualisieren Sie Ihre Stammdaten automatisch!

Wenn Sie die elektronischen Bestellungen Ihrer KundInnen automatisiert in Ihr Lager einfließen lassen, setzt das eine Reihe weiterer Prozesse in Gang: Die Kommissionierung der Ware, die Erstellung der Lieferscheine und natürlich die Rechnungslegung. Die Korrektheit der Stammdaten und eine permanente Qualitätssicherung sind dabei enorm wichtig. Idealerweise sollten Lieferanten beispielsweise den „Location Finder“ von eXite nutzen. Dieses webbasierte Portal informiert Sie laufend über die aktuellen Standortdaten der Filialen und Lager des Handels, damit Sie Ihre Waren an die korrekten Adressen liefern. Der permanente Austausch aktualisierter Preis- und Katalogdaten (im EDI-Jargon PRICAT genannt) sowie Partnerstammdaten (PARTIN) erleichtert die Beziehung zwischen Händlern und Lieferanten ebenfalls enorm.

4. Gehen Sie keine Experimente bei EDI-Standards ein!

Um Geschäftspartner miteinander zu verbinden, spielen EDI-Standards eine wichtige Rolle. Mein Tipp: Gehen Sie keine Experimente ein. Es gibt bewährte GS1 EDI-Standards, wie zum Beispiel EDIFACT/EANCOM. Oder vertrauen Sie auf Branchenstandards, die in Ihrem jeweiligen Sektor üblich sind. Dazu gehören zum Beispiel ODETTE und VDA in der Automotive-Industrie sowie EDITEX in der Textilbranche.

5. Vermeiden Sie manuelle Eingriffe in Prozesse!

Jeder manuelle Eingriff bremst den Arbeitsablauf und macht Ihr System fehleranfällig. Vermeiden Sie deshalb Medienbrüche wo Sie nur können. Diese entstehen immer dann, wenn digitale Daten nicht durchgehend weiterverarbeitet werden können. Das passiert zum Beispiel, wenn eine Bestellung ausgedruckt wird und darin enthaltene Daten für die Erstellung von Lieferscheinen oder Rechnungen manuell neu in die EDV eingegeben werden müssen. Auch die händische Datenübertragung von einem Programm in ein anderes sollten Sie tunlichst vermeiden, denn auch das sind Medienbrüche und daher häufige Fehlerquellen.

6. Loten Sie das gesamte Prozessoptimierungs-Potenzial aus!

EDI ist nicht nur eine Sache zwischen Produzenten und dem Handel, auch Logistikpartner und Vorlieferanten können einbezogen werden. Dadurch sind weitere Optimierungen möglich. Zudem gibt es die Option, dass Lieferanten ihre offenen Forderungen mittels einer modernen Form des Factorings (e-discounting) diskret in Liquidität verwandeln. Sehr nützlich kann es auch sein, wenn EDI-Neulinge gegenüber anderen Unternehmen offen kommunizieren, dass sie jetzt ihre Dokumente ebenfalls elektronisch austauschen. Gar nicht so selten kommt man dann nämlich drauf, dass langjährige Geschäftspartner ebenfalls EDI-AnwenderInnen sind, bisher den Elektronischen Datenaustausch aber nur gegenüber anderen Unternehmen praktiziert haben.

7. Wählen Sie die für Sie am besten geeignete Kommunikationsform!

Der Datenaustausch mit Ihren Geschäftspartnern erfolgt über die Datendrehscheibe eXite. Damit Ihr Warenwirtschaftsprogramm mit eXite kommunizieren kann, gibt es eine Reihe von Kommunikationsprotokollen, wie zum Beispiel eXite_link, AS2, API, SOAP, FTPs,… Die jeweiligen Anbindungen bieten eine unterschiedliche Tiefe der Integration. Damit erreichen Sie, dass Ihre Applikation direkt mit eXite kommuniziert und so der/die AnwenderIn sofort den Status prüfen und die Transaktion nachvollziehen kann, ohne die Anwendung zu wechseln.

8. Nutzen Sie EDITEL zur „Konvertierung“ von EDI-Daten!

Zum Import und Export von EDI-Nachrichten benötigen Sie Schnittstellen. Wenn Ihr ERP-System über keine geeigneten Schnittstellen verfügt, haben Sie zwei Optionen: Sie können entweder welche programmieren lassen oder die eXite Datenkonvertierung  nutzen. Somit können Sie EDI-Daten in ein beliebiges Format umwandeln. Sie ersparen sich die Erstellung weiterer Schnittstellen und können sehr rasch Kundenanbindungen umsetzen.

9. Machen Sie unbedingt einen finalen Test!

Nach der erfolgreichen Anbindung an eXite sollten Sie das System vor dem Echtbetrieb erst einmal auf Herz und Nieren prüfen. Ersuchen Sie dazu Ihre Geschäftspartner, dass Sie Ihnen so bald wie möglich Testdaten zur Verfügung stellen, um die Integration so lange zu überprüfen, bis alles perfekt funktioniert. Zudem gibt es für alle NutzerInnen ein spezielles kostenloses eXite-Testsystem.

10. Für Ihre individuellen Fragen stehen wir jederzeit zur Verfügung!

Im Notfall können Sie gerne unser technisches Support-Team an sieben Tagen die Woche rund um die Uhr kontaktieren. Scheuen Sie sich bei dringenden Problemen daher nicht, einfach zum Hörer zu greifen und uns anzurufen. Der technische Helpdesk von EDITEL ist rund um die Uhr erreichbar.

Meine KollegInnen und ich stehen Ihnen aber natürlich auch gerne für all Ihre anderen Fragen zur Verfügung. Bitte benützen Sie dazu einfach die Kontaktbox (rechts) und übermitteln Sie uns Ihre Anfrage.

Zur Person

Alexander Schaefer
CIO bei EDITEL Austria